Fast die Hälfte der Arbeitnehmer, die aktuell von zu Hause arbeiten, haben dies in der Corona-Krise zum ersten Mal getan, so eine Studie des Markt- und Meinungsforschungsinstituts Yougov. Auch in der T-Systems Multimedia Solutions (MMS) ist der Home Office Anteil im Frühjahr 2020 rapide angestiegen: Von einstigen 5 bis 10 Prozent mussten plötzlich 95 Prozent der Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Was wurde in dieser Zeit gelernt? Welche Trends zeichnen sich ab? Welche Herausforderungen galt es zu bewältigen? In der zweiten Folge der neuen Podcast-Staffel “Ausgesprochen Digital“ dreht sich alles um das Krisenmanagement und wie man den Weg mit Mitarbeitern und Kunden aus der Krise schafft.

Im Gespräch mit Stefan Mendelsohn und Ulrike Volejnik

Anfang des Jahres hat noch niemand geahnt, welches Ausmaß die Corona-Pandemie global annehmen wird. Stefan war aber dennoch vorbereitet. Bereits im  Herbst 2019 wurde er zum ersten Mal mit dem Szenario ‚Pandemie‘ konfrontiert. Dieses Thema wurde für einen Katastrophen-Schreibtisch-Test in seiner Business Area Business Technology zufällig gezogen. Damals noch unwissend, dass die Überlegungen aus der Theorie schon bald in die Praxis übergehen würde. Demnach war sein Bereich nicht ganz unvorbereitet auf die letzten Monate. Die oberste Priorität des Notfallplans war der Erhalt der Gesundheit der Mitarbeiter und das Sicherstellen ihrer Arbeitsfähigkeit. Knapp 1500 Menschen müssen plötzlich remote arbeiten.

Stefan Mendelsohn, Compliance Officer und Leiter des Krisenstabs bei der T-Systems MMS

„Remote Arbeit war für uns nichts Neues. Aber dass sich nun alle Mitarbeiter gleichzeitig online einwählten – damit hatte Anfang des Jahres wohl keiner gerechnet. Das stellt natürlich hohe Anforderungen an die Bandbreite und Performance der IT-Systeme. Wir mussten daher auch zunächst in Technik investieren und teilweise Bandbreite in Bereichen entfernen. Die Überraschung war aber, dass die remote Arbeit sehr gut funktioniert hat.“

Stefan Mendelsohn, Compliance Officer und Leiter des Krisenstabs

Doch nicht nur die IT-Systeme müssen den neuen Anforderungen Stand halten. Spätestens als klar wurde, dass sich die Mitarbeiter der MMS für eine längere Zeit nicht im Büro sehen werden, muss auch Teamarbeit und -zusammenhalt remote funktionieren. Immerhin finden fast 85 Prozent der Menschen, dass im Home Office der persönliche Austausch fehlt, so eine Umfrage des Fraunhofer Instituts. Wie also fördert man Teamzusammenhalt, wenn man sich nicht sehen darf? Neue Formate wie virtuelle Coffee-Talks oder Lunch-Meetings wurden eingeführt. Ganz ohne fachlichen Austausch, sondern bewusst nur für private Gespräche, die früher in der Kaffeeküche, im Büro oder der Kantine stattfanden.

Ulrike Volejnik, Geschäftsleiterin der Business Area New Work bei der T-Systems MMS

„Die Krise, die wir in diesem Jahr erlebt haben, hat uns als Team definitiv zusammengeschweißt. Wir alle hatten beruflich, aber auch privat auf einmal die gleichen Probleme. Alle haben sich gegenseitig unterstützt. Die Produktivität ist im Home Office sogar noch gestiegen. Und man fand Möglichkeiten, sich trotzdem noch mit Kollegen privat auszutauschen. Das ist eine großartige Leistung.“


Ulrike Volejnik, Geschäftsleiterin der Business Area New Work

Auch und vor allem Kundenprojekte dürfen in der Krise nicht zum Stillstehen kommen. Daher hat die MMS eine Notfallprojektordnung für Kunden entwickelt. Als Digitaldienstleister hatte sie im Vergleich einen deutlichen Vorteil. Viele Prozesse liefen schon digital oder ließen sich einfach remote übertragen. Das wurde auch auf Kundenseite deutlich. Die vielen Angebote rund um virtuelles Arbeiten wurden während der Krise in drei Staffeln besonders stark genutzt: Zuerst ging es darum, überhaupt remote arbeitsfähig zu werden. Darum haben Ulrike und ihre Teams um New Work für ihre Kunden Zugänge für Cisco WebEx oder Microsoft Teams angelegt. Als das funktionierte, forderten die Kunden vor allem Schulungen für die Systeme. Nach einigen Monaten in Home Office war klar – jetzt müssen Online-Ablageorte zur Dokumentation der Arbeitsstände her. Cloud-Infrastrukturen und Collaboration-Tools für virtuelle Zusammenarbeit wurden vor allem in den letzten Wochen stärker nachgefragt. Und auch hier gilt es, die Nähe zum Kunden nicht zu verlieren. Das, so Ulrike, klappte natürlich bei Bestandskunden noch besser, als bei gänzlich neuen Kunden. Und dennoch gibt es auch Fälle, in denen Kunden in dieser Zeit rein digital akquiriert wurden. Ist das nur eine Zukunftsaufnahme? Oder weist es auf einen gänzlich neuen Vertriebsangang hin?

Auch für die Zukunft konnte die MMS in den letzten Monaten viel lernen. Ab Juni durften schrittweise wieder 25 Prozent der Mitarbeiter die Büros benutzen. Aktuell liegt die Büroauslastung gerade mal bei 15 Prozent – für Stefan ein Zeichen dafür, wie gut Home Office in der MMS funktioniert. Die Qualität der Meetings ist gestiegen und die Mitarbeiter haben durch den Wegfall des Arbeitswegs mehr Zeit für private Sachen. Den Stress, den Mitarbeiter beim Arbeiten zu Hause empfinden, ist nicht höher als der Stress, den sie im Büro fühlen. Für die Zukunft rückt daher ein hybrides Modell zwischen Home Office und Büro in das Zentrum der Überlegungen.

Was das hybride Modell für die Zukunft bedeutet, welche weiteren Trends aus dem Thema New Work sich gerade abzeichnen, aber auch welche Risiken das hybride Arbeitsmodell mit sich bringt, das hören Sie in der neuen Folge Ausgesprochen Digital.

Durch den Podcast führen dieses Mal die Moderatoren Kathrin Langkamp und Steffen Wenzel.

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