Botschaften nach außen transportieren – diese Aufgabe gelingt den meisten Unternehmen allemal. Umso erstaunlicher scheint das große Wirrwarr der internen Kommunikation in Unternehmen: Die einen Teams tauschen sich rege via Slack aus, die anderen kommunizieren ausschließlich über E-Mails, Anleitungen liegen auf dem Server, News werden im internen Blog publiziert und Räume im Outlook gebucht.

Häufig weiß in diesem Chaos die eine Hand nicht, was die andere tut. Wo finde ich Informationen zur Dienstreiseregelung? Wie kann ich einen Konferenzraum im Münchner Projektbüro buchen? Intranet-Tools wie COYO, Staffbase und Unily haben es sich zur Aufgabe gemacht, diese vielen internen Informationen zu entwirren sowie die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Projektteams zu vereinfachen.

Welchem Tool gelingen diese Herausforderungen am besten?


Staffbase, COYO und Unily – Wie Social Intranet Tools Unternehmen bereichern

Das Intranet gilt als die digitale Heimat der Unternehmenskultur. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können – egal welches Tool sie konkret nutzen – über ihr Intranet:

  • kommunizieren
  • kollaborieren
  • sich organisieren
  • Prozesse abbilden
  • sich informieren
Grafik: Bausteine eines Intranets

Dank der Nutzung eines Intranet-Tools sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets bestens informiert und motiviert. Sie können deutlich einfacher remote arbeiten, Dokumente teilen oder ihre Arbeitszeiten erfassen. Hierbei spielen auch Vernetzung, Social Features, Automatisierung und die Suchfunktion eine entscheidende Rolle, mit denen die Toolunterstützung dem gesamten Unternehmen zu Gute kommt. Sie steigert die Mitarbeiterzufriedenheit, senkt unproduktive Zeiten und optimiert das kollaborative Arbeiten insbesondere im Home-Office.

> Zu den Home-Office-Supportangeboten – Trotz Distanz Nähe schaffen


Sind Intranet-Lösungen für Unternehmen noch zeitgemäß?

Das klassische Intranet, das als eine Art Einbahnstraße Informationen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter streut, wird in immer mehr Unternehmen von einem Social Intranet abgelöst. Moderne Intranet-Tools orientieren sich an sozialen Netzwerken wie Facebook, dem Aufbau aktueller Webseiten sowie beliebten Smartphone-Apps, die sich durch eine clevere Usability auszeichnen. Die Tools übertragen die Möglichkeiten der sozialen Interaktion, die wir privat aus dem Social Web bereits kennen, auf den beruflichen Kontext.

Einsatzzweck fürs moderne Intranet:

  • Verbreitung von Unternehmens-News
  • Verwaltung von wichtigen Dokumenten
  • Bereitstellung von Trainings und Anleitungen
  • Bereitstellung von Informationen (z. B. als FAQ)
  • Plattform für kollaboratives Arbeiten

Möglichkeiten eines Social Intranets im Vergleich zum klassischen Intranet:

  • Eigene Profile von Mitarbeitern
  • Bildung von Arbeitsgruppen
  • News-Bereich oder interner Blog
  • Kommentarfunktion
  • Einzel- und Gruppenchats
  • Integrierte Suche
  • Abfrage von Feedback, Ideen und Meinungen
  • Mobil verfügbare Wissensdatenbank
  • Zusammenstellung von Projektteams nach Fähigkeiten und Talenten

Nice to know: Sie können das Intranet mit einer Vielzahl verschiedener Widgets so individualisieren, wie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es in ihrem Arbeitsalltag benötigen. Eine Mitarbeiter-App kann darüber hinaus auch Arbeitszeiten erfassen, Urlaubsanträge abbilden und positiv zur Weiterbildung beitragen.

> Erfahren Sie mehr zum Thema Intranet im Whitepaper New Work


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Welches mobile Intranet-Tool ist das Richtige für unser Unternehmen?

Lassen Sie uns drei Tools fürs Social Intranet genauer unter die Lupe nehmen: Staffbase, COYO und Unily. Alle drei Tools ermöglichen Beschäftigten, sich einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, der genau auf ihre jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten ist. In unserem Online-Seminar mit dem Titel „Intranet Tech Battle“ ließen wir die Tools in drei Disziplinen gegeneinander antreten:

  • Mobile Information & Kommunikation
  • Zusammenarbeit mit Internen & Extern
  • Integration Collaboration Suites

Grafik: Tool Vergleich nach Kategorien

Staffbase Mitarbeiter App für eine personalisierte, interne Kommunikation

Staffbase kann als App oder Desktop-Version genutzt werden und bietet einen News-Feed, der über eine aktive sowie eine passive Personalisierung individualisiert wird. Bei der passiven Personalisierung werden Nutzer jeweils passenden Staffbase-Gruppen automatisch zugeordnet wie z. B. ihrem Standort oder ihrem Arbeitsbereich. Auf dieser Zuordnung basiert die Personalisierung im News Feed sowie die Personalisierung der Navigation. Eine Mitarbeiterin aus Berlin erhält auf diese Weise ohne eigenes Zutun alle Informationen zum Office in Berlin ausgespielt. Sie muss sich nicht aus vielen verschiedenen Büros ihr eigenes herauspicken.

Als Grund für die passive Personalisierung verweist Staffbase darauf, dass 90 % der User eines Tools keine eigenen Einstellungen vornehmen, sondern eine Anwendung genau so einsetzen, wie sie zur Verfügung gestellt wird. Damit diesen 90 % keine 500 Unterseiten ausgespielt werden, sondern nur jene, die für sie relevant sind, nimmt Staffbase die passive Personalisierung vor.

Neben dem News-Feed für Unternehmensnachrichten können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Staffbase auch einen Social Feed nutzen. Die Kurznachrichten mit und ohne Bild erinnern an Instagram bzw. Facebook. Sie sind intuitiv zu bedienen.

Nice to have sind auch die Statistiken. Sie gewähren genaue Einblick in die Reichweite der geposteten Nachrichten: Man erfährt, wie viele User die Nachricht sehen könnten und wie viele sie tatsächlich bereits gesehen haben.

Die Suchfunktion in Staffbase ist sehr intuitiv und übersichtlich gestaltet. Sie unterteilt die Suchergebnisse in Nutzer, Inhalte, Apps und Office 365, wodurch Mitarbeiter schnell ihre Dokumente oder Kontakte finden können. Für jeden User ist zudem ein eigenes Profil angelegt, in dem Daten wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen hinterlegt und für jeden einsehbar sind. Sie können den Kontakt direkt anrufen oder bequem eine Chatnachricht wie in WhatsApp versenden.

Staffbase zeichnet sich darüber hinaus durch Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit sowie kollaborative Arbeitsmethoden aus. Zum Beispiel können in einem „Ideas Portal“ gemeinsam Ideen generiert werden.

Was Staffbase bewusst NICHT bietet, ist eine Oberfläche zur Projekt-zusammenarbeit. Hier überlässt das Intranet-Tool die Spielwiese z. B. Microsoft Office 365, also Tools, die speziell für das Zusammenarbeiten in Teams ausgelegt sind.



Social Intranet COYO – einfach zu bedienen, transparent & flexibel



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COYO ist ein Social Intranet, das sich vor allem auf den deutschsprachigen Markt fokussiert hat. Im Beispielbild sehen Sie die Überblicksseite des Beispielunternehmens „The Fruit Company!“, auf dem einzelne Channels wie Mini-Webseiten angeordnet sind. Diese Channels können von Redakteurinnen und Redakteuren verwaltet werden und bieten eine interaktive Gestaltung mit Widgets.

Neben unterschiedlichen News-Bereichen können auch Pinnwände angelegt werden. Eine „Pinnwand für eure Fragen“ unter HR bietet Usern beispielsweise die Möglichkeit, eine schnelle Antwort zu einem Anliegen zu erhalten. So kann der Mitarbeiter Robert fragen: „Wie viele Überstunden kann ich mit in den nächsten Monat nehmen?“ und HR antwortet direkt: „Hey Robert, du kannst 10 Überstunden mit in den nächsten Monat nehmen 😊“

Für die Zusammenarbeit wird das Feature „Communities“ genutzt, in welchem ein fachlicher Austausch zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie externen Partnern stattfinden kann.

Auch eine Integration von Microsoft Office 365 oder Google Workspace (G Suite) ist möglich. Über ein Launchpad können die Tools ausgewählt und genutzt werden – und zwar direkt über die COYO-Oberfläche. Zudem lassen sich News-Artikel aus COYO automatisch in Microsoft Teams veröffentlichen, wenn die COYO App im Teams App Store heruntergeladen wurde. Sie finden nach der Integration das COYO-Symbol direkt über „Aktivität“ und „Chat“ auf der linken Seite und werden fortlaufend über neue COYO-Artikel informiert, zu denen Sie eine  Artikel-Vorschau erhalten.


Unily Employee Experience Platform – ideal für globale Unternehmen


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Unily, das als Sharepoint für große Unternehmen gestartet ist, wird inzwischen als umfassendes Intranet-Tool von mehr als 250 Firmen genutzt. Schwerpunkt sind vor allem globale Projekte.

Auch dieses Social Intranet Tool besitzt eine einstellbare Navigationsleiste und einen Newsbereich, der nach individuellen Interessen personalisiert werden kann. Neben voreingestellten News erhalten die User so weitere Nachrichten zu Topics, über die sie informiert werden wollen. Auch hat das HR-Team die Möglichkeit, Feedback und Bewertungen von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einzuholen.

In Personenkarten sind alle Beschäftigten des Unternehmens mit ihren Kontaktdaten und Skills erfasst. Die Information zu den Skills erleichtert beispielsweise die Zusammenstellung von Projektteams, da global nach passenden Personen ausgewählt werden kann. Auch die Buchung eines Konferenzraums in einem Büro in London oder Paris ist dank Unily denkbar einfach, da sie direkt im Tool reserviert werden können.

Der soziale Charakter des Intranets wird durch Social Channels unterstützt, in denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liken und kommentieren können. Komplett flexibel ist zudem die Integration von Office 365 oder G Suite, was den Beschäftigten die Zusammenarbeit untereinander erleichtert. Die Apps und Tools sind dabei über Widgets integriert und unterstützen das kollaborative Arbeiten mit externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Die Suchfunktion in Unily filtert die Ergebnisse für den Suchenden nach Sites, People, Stories, Documents, Social, usw. Dank dieser übersichtlichen Darstellung werden die gesuchten Informationen ohne Aufwand schnell und einfach gefunden.

> Lesen Sie, wie Wacker Chemie Unily erfolgreich integriert hat


Staffbase, COYO & Unily – Überblick über die Unternehmens-Apps

 StaffbaseCOYOUnily
Ausrichtungglobaldeutschsprachiger Raumglobal
Mitarbeiter App
Mobile Information & Kommunikation
Suchfunktion
News Feed
Personalisierungaktive & passive Personalisierungaktive Personalisierungaktive Personalisierung
Kalender ManagementX
Chat FunktionX
File SharingX
Umfragen und Feedback
mobile VerfügbarkeitiOS, AndroidiOS, AndroidiOS, Android
Zusammenarbeit mit Internen und Externen
Integration Collaborating SuitesX

Vorteile der Intranet-Software für die Kommunikation & Zusammenarbeit

  • Geringeres E-Mail-Aufkommen
  • Schnellere und einfache Kommunikation
  • Optimierung des Wissenstransfers
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

> Erfahren Sie wie die Diakonie Klinikum Stuttgart erfolgreich eine eine Mitarbeiter-App eingeführt hat!


Hand aufs Herz: Welche Nachteile bringt ein Social Intranet?

Das Social Intranet regt zu verschiedenen Möglichkeiten der Interaktion an und führt dadurch – und dessen sollten sich Unternehmen bewusst sein – zu einer gewissen Verweildauer in den Chats, in den Kommentarspalten oder bei den Umfragen. Die privaten Zeitfresser, die wir aus Instagram oder WhatsApp kennen, übertragen sich auf den beruflichen Kontext. Sie können unter Umständen die effektive Arbeitszeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verringern.

Zudem bieten die großen Social Intranet Tools neben der Desktop-Variante auch eine Smartphone-App an, die Push-Nachrichten verschickt. Diese Nachrichten wollen die Aufmerksamkeit der Nutzerinnen und Nutzer erregen, was in der Regel auch gelingt. Auf diese Weise lenken sie vom aktuellen Arbeitsprozess ab.

Auch der Datenschutz ist ein zentrales Thema, das bei der Einführung eines Mitarbeiterportals bedacht werden muss. Unternehmen sollten genau prüfen, welche Informationen sie im Intranet bereitstellen wollen und dürfen.


Kann Microsoft-Teams das Intranet ersetzen?

Inzwischen haben viele Unternehmen den digitalen Arbeitsplatz mit Office 365 aufgerüstet und fragen sich möglicherweise, ob sie zusätzlich überhaupt ein Intranet betreiben müssen bzw. sollten. Reicht nicht vielleicht Microsoft Teams für die Zusammenarbeit, die Information und die Kommunikation zwischen Beschäftigten oder in Projektteams aus?

Für kleinere Unternehmen kann die Frage mit „Ja“ beantwortet werden, da die Microsoft-Anwendungen viele Aufgaben des Intranets übernehmen können. Abhängig ist die Entscheidung für oder gegen ein zusätzliches Intranet vor allem vom eigenen Bedarf.

Die Schwachstellen von Microsoft Teams als Social Intranet:

  • Unübersichtliche Navigation
  • Unausgereifte Suchfunktion
  • Unflexibles Informationsdesign
  • Weniger einfach gestaltete redaktionelle Abläufe
  • Auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschränkte Reichweite

Mit Staffbase, COYO und Unily kann Teams als Intranet-Tool nicht mithalten.


So unterstützen unsere Experten Sie bei der Aufsetzung eines Mitarbeiterportals

Die Integration eines Social Intranet Tools ist ein komplexes Thema für viele individuelle Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen. Die T-systems Multimedia Solutions arbeitet gemeinsam mit Ihnen nach der Lean-Workplace-Methode, um Schritt für Schritt ein Mitarbeiterportal in Ihrem Unternehmen einzuführen, das den gewünschten Mehrwert bringt und bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf Akzeptanz stößt.

Grafik: Lean Workplace Methode

Gemeinsam mit Ihrem Unternehmen finden wir zunächst in der Scoping-Phase heraus, welchen Bedarf Ihr Unternehmen hat und welche Anforderungen an das Intranet gestellt werden. Welche Ziele verfolgen Sie? In der Discovery-Phase führen wir einen Teil des Intranet-Tools als Pilotprojekt ein und implementieren es (Design-Phase), um erste Erfahrungen zu sammeln. Wie wird das Tool genutzt? Welches Feedback kommt aus den Abteilungen? Im Anschluss folgt die Learning & Growth-Phase, in der das Projekt mit den Erfahrungswerten nachjustiert wird. Nun kann das nächste kleine Projekt gestartet werden, bei dem auf die gesammelten Learnings aus Projekt 1 zurückgegriffen werden kann.

Gestalten Sie mit der T-systems Multimedia Solutions Ihr Social Intranet-Tool als digitalen Arbeitsplatz, der genau auf den einzelnen Beschäftigten zugeschnitten ist! Gern unterstützen wir Sie bei der Auswahl des Intranet-Tool-Anbieters, der am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen passt.

> Entwickeln Sie mit uns Ihren digitalen Arbeitsplatz der Zukunft mit Hilfe unserer Lean Workplace Strategie!