Ein turbulentes, überwältigendes und trotzdem sehr aufschlussreiches Jahr 2020 neigt sich langsam dem Ende zu. Was für eine Zeit! Den Mitarbeitenden der T-Systems Multimedia Solutions GmbH (T-Systems MMS) begegneten vielen Herausforderungen aber genauso viele Erfolgserlebnisse. Es wurden neue Formate ausprobiert und mit kurzfristigen Änderungen von Veranstaltungskonzepten jongliert. Doch die T-Systems MMS hat das Beste aus diesem Jahr herausgeholt, dank des Einsatzes und der Flexibilität aller Kolleginnen und Kollegen.

Fast 100 % der T-Systems MMS im Home-Office

Zu Beginn des Jahres war das Ausmaß der Pandemie noch nicht abzuschätzen. Als dann der erste Lockdown kam, sah sich auch die T-Systems MMS gezwungen, den Bürobetrieb zum Schutz der Mitarbeitenden herunterzufahren und nur noch einen bestimmten Prozentsatz an Personen in den Büroräumen zuzulassen. Damit einher ging eine der größten Herausforderungen, der sich das Unternehmen stellen musste. Rund 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter musste eine sichere und zuverlässige Infrastruktur mit Remote Access im Home-Office zur Verfügung gestellt werden.

Remote Arbeit war für uns nichts Neues. Aber dass sich nun alle Mitarbeiter*innen gleichzeitig online einwählten – damit hatte Anfang des Jahres wohl keiner gerechnet. Das stellt natürlich hohe Anforderungen an die Bandbreite und Performance der IT-Systeme. Wir mussten daher auch zunächst in Technik investieren und teilweise Bandbreite in Bereichen entfernen. Die Überraschung war aber, dass die remote Arbeit sehr gut funktioniert hat.

Stefan Mendelsohn, Compliance Officer und Leiter des Krisenstabs, T-Systems MMS

Zudem kamen Herausforderungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst, da sie sich im Homeoffice komplett neu strukturieren und organisieren mussten. Neben der Ausstattung am Heimarbeitsplatz bestand eine weitere Anforderung darin, die Kollaborations-Möglichkeiten für die Teams untereinander zu gewährleisten. Auch eine reibungslose Kommunikation und Kooperation mit Kundinnen und Kunden musste weiterhin gewährleistet werden.

> Lesen Sie in unserem Blog, wie die Mitarbeiter der T-Systems MMS im Home-Office überlebten

> Erfahren Sie, wie die T-Systems MMS ihre Teamworkshops auch in Zeiten des Lockdowns realisiert hat

Unternehmenskommunikation und Personalmanagement in Zeiten von Social Distancing

Durch die Coronapandemie hat die interne Kommunikation noch mehr an Bedeutung gewonnen. Das sieht man vor allem an der Nutzung unserer Mitarbeiter-App. Bereits seit 2015 ist die Mitarbeiter-App auf Basis von staffbase bei uns im Einsatz. Mittlerweile ist die Akzeptanz in der Firma sehr hoch – mehr als 90 Prozent aller Mitarbeiter sind in der App angemeldet, ca. 70 Prozent der Nutzer*innen sind in der App aktiv. Und rund 20 Prozent sind interagierende Nutzer, das heißt sie erstellen Beiträge, liken und kommentieren. Gerade im Bereich der Likes und Kommentare konnten wir durch die Pandemie noch eine Schippe drauflegen. Denn in Zeiten von social distancing nutzen die Kolleg*innen die App gerne um sich mit anderen auszutauschen. Mitarbeiter-Challenges und Mitmachaktionen wie die virtuelle Team-Challenge oder das Lockdown-Sing Along Wohnzimmerkonzert (33 Kommentare und mehr als 250 Likes) oder der „App-ventskalender“ haben sehr viel Zuspruch gefunden und ein Gefühl der virtuellen Nähe geschaffen. Zu Beginn der Pandemie haben wir schnell einen neuen Bereich geschaffen, wo sich die Kolleg*innen über die Rahmenbedingungen und Verhaltensweisen in der Pandemie informieren und ihre Fragen stellen konnten. Außerdem wurde über die App auch die Anwesenheit der Kolleg*innen in den Bürogebäuden erfasst, um Infektionsketten nachvollziehen zu können. In Umfragen wurde die Zufriedenheit mit der aktuellen Situation abgefragt und im Rahmen einer Session bei unserem ersten virtuellen Unternehmensbarcamp haben wir auch die Erfahrungen, Wünsche und Meinungen zu unserem Intranet bei den Kolleg*innen eingeholt, um unsere „virtuelle Heimat“ in Zukunft noch besser zu machen.

Stephanie Thomayer, Marketing und Kommunikation, T-Systems MMS

Für den Onboarding-Prozess der T-Systems MMS, dem damit einhergehenden Welcome Day und ersten Arbeitstag bedeuteten die neuen Regelungen ebenfalls eine Reihe von Umstellungen. Die Frage war, wie können diese Prozesse so gestaltet werden, dass trotz der Kontaktbeschränkungen die neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen angemessen eingearbeitet und willkommen geheißen werden können.

Die Veranstaltungen zum ersten Arbeitstag, sowie der Welcome Day wurden so umgestaltet, dass diese digital stattfinden und die neuen Mitarbeiter*innen trotz der aktuell sehr schwierigen Situation gebürtig empfangen werden konnten. Paten und Führungskräfte waren nun ganz besonders gefragt – auch die Einarbeitung fand größtenteils digital statt und trotz der räumlichen Distanz war es allen wichtig, schnell eine Nähe zum Team zu schaffen. Mit Unterstützung der Toollandschaft der MMS, des digitalen Einarbeitungsplans und der neu eingerichteten Push-Nachrichten in der MMS-App, welche die neuen Mitarbeiter auf ihrem Onboarding-Weg begleiten, gelang dies jedoch sehr gut und die neuen Kollegen fühlen sich herzlich willkommen.

Carolin Knothe, HR Excellence, T-Systems MMS
Bewerbungsgespräche finden online statt

Für die Aufrechterhaltung der Kommunikation und Kollaboration zwischen Kolleginnen und Kollegen – auch in Zeiten einer Krise – finden seit diesem Jahr neue Formate in der T-Systems MMS statt. Mit Dabei sind zum Beispiel der virtuelle Spieleabend für die Vernetzung von Studierenden und Auszubildenen sowie die Möglichkeit an virtuellen Kaffeepausen oder Lunchmeetings teilzunehmen. Für einen schönen Jahresabschluss für alle Lernenden in der T-Systems MMS fand am 9.12 das große Lernenden-Come-Together statt. Diese virtuelle Veranstaltung wurde nicht nur für Lernende veranstaltet, sondern auch von Werkstudenten, Auszubildenden und Praktikanten der T-Systems MMS geplant, kommuniziert und durchgeführt. Hier konnten sich die Auszubildenen miteinander vernetzen, kennenlernen und sich über die verschiedenen Bereiche der T-Systems MMS, ihre Ausbildungen, Praktika oder Werkstudententätigkeiten austauschen.

Intern wurde das Gemeinschaftsgefühl mit virtuellen Aktionen gestärkt. Der „LockDown Sing-along“ sorgte beispielsweise für einen großen Zuspruch und eine rege Teilnahme. Mitarbeiter aus allen Bereichen interpretierten das Lied Lemon Tree von Fools Garden und schickten ihre persönliche Performance als Video ein. Am Ende wurde aus den einzelnen Videos ein virtueller Chor mit Orchester kreiert. Die Corona-Situation besserte sich auch im zweiten Halbjahr nicht. Um neue Motivation und Nähe trotz Social Distancing zu schaffen, gibt es nun seit November jeden Monat eine neue Mitarbeiter-Challenge. Mit dabei waren bereits die 250.000-Schritte-Challenge, die in Fünfer-Teams erreicht werden mussten, sowie die Ugly-Christmas-Sweater-Challenge in der unternehmenseigenen Mitarbeiter App.

Sebastian Ritter, Zweitplatzierter der Ugly-Christmas-Sweater-Challenge

Wir freuen uns jedes Mal riesig über die rege Teilnahme unserer Kolleg*innen. Denn auch uns selbst fehlt das Gespräch an der Kaffeemaschine oder der Smalltalk beim Mittagessen. Zur MMS Kultur gehört für uns der enge Kontakt zu den Kolleg*innen, auch abteilungsübergreifend. Und wenn gemeinsame Sportkurse, Raucherpausen und Kuchenrunden ausfallen, müssen wir andere Wege finden, um uns in der virtuellen Zusammenarbeit nicht zu verlieren. So haben wir geteilt, wie es anderen Mitarbeiter*innen im Homeoffice geht, suchen stetig nach Möglichkeiten die Fitness auf dem Bürostuhl daheim nicht verkümmern zu lassen oder testen neue Möglichkeiten unsere Nachwuchskräfte digital weiterzubilden zum Beispiel mit dem virtuellen IT Summercamp. Wir teilen auf unseren internen Kanälen unsere Halloween Kürbisse, Osterbasteleien und haben so sogar die Rewe Teamchallenge 2020 zusammen gemeistert.

Kristin Renger, Marketing Specialist, T-Systems MMS

Auch an externen Challenges, wie der Rewe Teamchallenge,  nahmen rund 188 MMSler teil und glänzten hier als teilnehmerzweitstärkste Organisation. Ursprünglich war der jährliche Rewe Marathon für den 28. Mai als physisches Event geplant uns sollte mit 20.000 Läuferinnen und Läufern das Straßenbild Dresdens bunt werden lassen. Bedingt durch die Corona-Pandemie rief der Veranstalter jedoch die Teilnehmenden dazu auf, virtuell an den Start zu gehen und sich allein oder in kleinen Teams der 5 km Runde zu stellen.

Die MMSler haben auch dieses Jahr an der REWE Team Challenge teilgenommen

Wie jedes Jahr standen einige Events und Messen für unsere Kunden und Mitarbeiter auf der Agenda. Geplant waren sie zu Beginn noch als physische Veranstaltungen vor Ort. Doch was passiert mit Events in Zeiten einer Pandemie, wenn sie nicht mehr wie geplant durchführbar sind? Verschiedene Eventformate wie das MMS-interne Barcamp Digital Life Camp, der DevDay der SECO oder der New Work Day für unsere Kunden wurden kurzerhand auf eine komplett virtuelle Basis umgestellt. Dadurch mussten neue Technologien für die Umsetzung von Events und Barcamps erprobt werden, um beispielsweise Livestreams auf der digitalen Event-Plattform OpenSocial einbinden zu können und Online-Whiteboards wie Mural oder Conceptboard für Workshops zu nutzen. 

Als Mitte März der Lockdown kam, war die Dimension des Ganzen noch nicht wirklich klar, so dass wir wochenlang scheibchenweise einzelne Messen und Events absagen mussten. Parallel haben wir bereits daran gearbeitet neue Formate für die Begegnung mit der relevanten Zielgruppe zu finden. Zum Beispiel haben wir uns dann sehr schnell entschieden an der DiMitEx (Digitale Messe für den deutschen Mittelstand) Ende März teilzunehmen. Innerhalb von 3 Wochen standen die Vorträge und der digitale Messestand! Als jedoch klar war, dass es auf absehbare Zeit keine physischen Messen und Events geben wird, wurden wir mutiger und haben auch eigene Formate, z.B. den Magenta Coffeetalk, ausprobiert. Im September und November fanden dann erstmals zwei große eigene Digital-Events statt: die NewCon und der New Work Day. Beide waren in der Vorbereitung ein wahrer Kraftakt. Wir haben viel dazu gelernt wie man digitale Formate konzipiert. Auch in 2021 werden wir im ersten Halbjahr nur digitale Formate planen. Wir freuen uns aber auch schon darauf, hoffentlich bald unsere Kunden wieder physisch begrüßen zu dürfen

Kathrin Horn, Fachteamlead Event Marketing, T-Systems MMS

Auch auf den Social Media Kanälen der MMS wurden die Mitarbeiter über das Jahr sichtbarer und boten gute Unterhaltung mit Ihren Antworten in der Instagram „This or That“ Challenge zum Thema Quarantäne oder Ihren Impressionen bei der #ShowMeYourOffice Challenge auf LinkedIn.

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Social Media Marketing hat bezüglich der Erreichbarkeit und dem Gemeinschaftsgefühl von Kunden und Mitarbeiter*innen im Lockdown an Bedeutung gewonnen. Hashtags wie #socialdistancing und #stayhome schaffen Aufmerksamkeit und Reichweite in den sozialen Netzwerken. Erfahrungen in der Selbstisolation und im Home-Office verbinden die Menschen vor allem auch in sozialen Medien, indem sie aufmunternde Bilder und Videos teilen und damit Freunden, Familienmitgliedern aber auch Kolleg*innen und Fremden in Zeiten der Unsicherheit und Angst unterstützen. Unsere Aufgabe im Marketing war es hier bestimmte Trends frühzeitig zu identifizieren und die Mitarbeitenden zu bestimmten Aktionen anzuregen, um Tipps, fachliche Expertise oder Motivations-Routinen zu teilen. Der persönliche Bezug zu den Mitarbeiter*innen fördert eine authentische und glaubhafte Unternehmenskommunikation.

Lisa Gräf, Social Media Managerin, T-Systems MMS

Auch bei den Projektarbeiten im Team sowie mit Kunden mussten neue Formate entworfen werden, um eine funktionierende Zusammenarbeit zu gewährleisten.

In Bezug auf die Live-Pitches stellen die Corona-Rahmenbedingungen die Kollaboration vor neue Herausforderungen. Denn trotz Distanz möchten wir Sie schließlich überzeugen, wie die jeweilige Lösung funktioniert. Bei einem Projekt kam uns die Idee, die Use Cases einfach per Video aufzunehmen. Somit gelang es uns durch eine Simulation diese Digital Touchpoint Lösung zu demonstrieren. Das ist in der Art wirklich ein neues und effektives Format, worauf wir stolz sind.

Marcus Gaube, Geschäftsführung, T-Systems MMS

Ende gut, alles gut?

In der Weihnachtszeit konnten sich alle Mitarbeiter der T-Systems MMS außerdem über liebevoll zusammengestellte Nikolausgeschenke freuen, die jedem einzelnen ins Home-Office zugeschickt wurden. Mit einer erfrischenden Weihnachtsbotschaft gab die Geschäftsführung der T-Systems MMS einen kurzen Rückblick für 2020 und ließ einschlägige Momente noch einmal Revue passieren. 

> Hören sie jetzt die Grußbotschaft der T-Systems MMS Geschäftsführung

Ein Jahr der Herausforderungen und neuen Möglichkeiten geht nun zu Ende. Doch wie wird das nächste Jahr aussehen? Eine Umfrage unter den MMSlern zeigte spannende Ergebnisse, wie sich die Mitarbeitenden die Zukunft vorstellen und welche Aspekte sie in diesem Jahr als gut und welche als entwicklungswürdig empfanden. Das Resümee dieser Befragung ist eine sehr positive Einstellung gegenüber einem hybriden Arbeitsmodell, welches auch in Zukunft das Home-Office sowie die Arbeit im Büro einschließt. Für eine transparente Strukturierung der Arbeitswoche besteht trotz allem der Wunsch, klare Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber zu treffen, in welchem Maße in Zukunft Home-Office möglich sein wird. Was zudem sehr deutlich geworden ist, ist das Fehlen der sozialen Interaktionen mit den Arbeitskollegen- und -kolleginnen. In der Vergangenheit war das Büro genau die Schnittstelle zwischen konzentriertem Arbeiten und dem Austausch untereinander. Für die Zukunft benötigt es also innovative Angebote, entsprechende Büroflächen und Ausstattung der Heimarbeitsplätze, um eine gute Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und Vorgesetzten gewährleisten zu können. Die T-Systems MMS kann also mit aufgeladener Energie, frischen Ideen und neuer Motivation ins neue Jahr starten. Eines ist in diesem Jahr sehr deutlich geworden – Zusammen schaffen wir das!


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> Digital Denken. Virtuell Zusammenkommen.