Virtuelle Zusammenarbeit ist in der aktuellen Lage unverzichtbar. Das gilt auch für Workshops zur internen Weiterentwicklung in den Teams. Ich habe als Praktikantin im Bereich Marketing und Kommunikation einen Workshop zur internen Kommunikationsinfrastruktur vorbereitet und begleitet und mich auch mal im Projektbereich umgehört, wie dort die Teams aktuell ihre Workshops durchführen.

Mit welchen Tools wurde der Workshops durchgeführt?

Wo sonst in den Meetingräumen Brainstormings veranstaltet und die gewonnen Ideen auf Post-its am Whiteboard festgehalten werden, geschieht das im virtuellen Raum ähnlich. Auf einem digitalen Whiteboard in dem Tool conceptboard haben wir den Workshop gemeinsam im Kommunikationsteam vorbereitet. Das Tolle an diesem Tool ist, dass wir alle gleichzeitig an unserem Board arbeiten konnten. Außerdem kann man Klebezettel einfügen mit offenen To-Do’s, die man auch zuweisen kann. Alternativen zu diesem Tool wären z.B. samepage, Monday.com oder Bitrix24. Für das Brainstorming im Workshop nutzten wir das Whiteboard via WebEx-Videokonferenz, um unsere Gedanken aus dem Team festzuhalten.

Im Tool conceptbaord hatten wir die Möglichkeit, Power-Point-Dateien zu exportieren und im Board zu integrieren. Man konnte in Echtzeit sehen, wer gerade an welcher Stelle vom Board arbeitet und was verändert wird. Aufgaben konnte man einfach per Post-It an der entsprechenden Stelle im Whiteboard erteilen und zuweisen. Der Bearbeiter kann die Aufgabe, sobald sie erledigt wurde, abhaken. Als alles fertig war, konnten wir unser Board als PDF exportieren.

Zu sehen ist ein Screenshot unseres Whiteboards im digitalen Tool 'conceptboard'
Ein Ausschnitt unseres Whiteboards im Tool ‚conceptboard‘

Ziel des Workshops

Jacqueline Marks, Fachteamlead Digital Marketing, war Initiatorin und Moderatorin des Workshops. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich aus den verschiedenen Bereichen des Unternehmens zusammen: Unternehmenskommunikation, Stab der Geschäftsführung, Betriebsrat, Infrastruktur, Human Resources und Fachabteilungen, da sie alle Nutzer und Zielgruppe der internen Kommunikation sind. Gemeinsam wurde diskutiert, wie die bestehende Struktur unserer internen Kommunikation der T-Systems Multimedia Solutions (MMS) optimiert und die Synchronisation unserer Tools verbessert werden kann. Damit wollen wir die Employee Journey bei der Informationssuche einheitlicher und effizienter gestalten.

Welche Kommunikations- und Kollaborationstools nutzen wir im Unternehmen?

Fünf Stunden am Stück haben sich unsere 21 Teilnehmer im Online-Kommunikations-Workshop konzentriert. Im ersten Teil des Workshops haben wir eine umfängliche IST-Analyse der bestehenden Tools und Kanäle durchgeführt. Welche Kanäle nutzen unsere Kollegen am häufigsten? Wo werden welche Inhalte veröffentlicht? Wo wird der Informationsfluss unterbrochen durch fehlende Verlinkungen? Was treten für Probleme auf? Hier kam bereits die erste rege Diskussion darüber zustande, ob es sinnvoller ist, mehrere Kanäle für die interne Kommunikation zu nutzen und themenspezifisch zu splitten oder nur einen Kanal mit gesammelten Infos und Themen anzubieten.

Neben E-Mails, Calls und Meetings nutzen wir hauptsächlich drei Systeme für die interne Kommunikation: Intranet, Mitarbeiter App und Dashboard. Für die Kollaboration haben wir deutlich mehr Tools zur Verfügung – je nach Bedürfnis und Anforderung der Mitarbeiter.

Überblick MMS Kommunikationstool-Matrix
MMS Kommunikationstool-Matrix

Das erste Tool der internen Kommunikation, dass wir uns im Workshop genauer angeschaut haben, ist unsere Mitarbeiter-App. Diese können sich die KollegInnen freiwillig auf ihr Dienst- und/oder privates Handy installieren, um Unternehmensnachrichten zu erhalten und auf dem neusten Stand zu sein.

Unser Intranet, das Teamweb, wird ebenfalls von vielen KollegInnen genutzt. Hier finden sich vor allem Dokumentationen zu Routine-Aufgaben, Tutorials, wichtige Dokumente und Informationsmaterialien aus den verschiedenen Unternehmensbereichen.

Ein Tool, das wir vor allem nutzen, um einen Überblick über aktuelle Themen zu verschaffen und arbeitstechnisch auf dem neusten Stand zu sein, ist das MyMMS-Dashboard – das standardmäßig als Startseite im Browser eingestellt ist. Es aggregiert die Inhalte aus der App und dem Intranet. Außerdem hat man hier die Möglichkeit, eine umfängliche Suche zu starten, bei der man nicht nur Kommunikations-, sondern auch Kollaborationstools durchsuchen kann.

Employee Journey Mapping

Nach der Mittagspause ging es in unserem Workshop direkt in Gruppenarbeiten weiter. In drei Gruppen wurden verschiedene Nutzertypen (Personas) untersucht. Diese Personas differenzierten sich durch verschiedene Anforderungen an die interne Kommunikation sowie unterschiedliches Nutzungsverhalten bei der Informationssuche (Desktop, mobil). Anhand dieser Personas bearbeiteten wir unterschiedliche Use-Cases der Informationssuche. So wurde in meiner Gruppe beispielsweise geprüft, wie eine Mitarbeiterin vorgeht, die ihr privates Handy und ihren Browser nutzt, um Informationen zur Problemlösung mit Office 365 zu finden.

Die drei Gruppen haben sich jeweils in einer gesonderten Skype-Konferenz „getroffen“ und dort ihre Aufgaben bearbeitet.  So konnten wir garantieren, dass wir uns in die praktische Sicht eines Users der internen Kanäle hineinversetzen und tatsächliche Anwendungsszenarien bearbeiten.

Was waren die Ergebnisse?

In den Gruppenarbeiten konnten wir sehr viele Erkenntnisse über den Informationsbedarf im Unternehmen mitnehmen und Stolperstellen im Informationsfluss ausfindig machen. Daraus resultierend haben wir Aufgabenpakete geschnürt und die nächsten Schritte definiert. In kleineren Gruppen werden wir in nächster Zeit die Themen „redaktionelle Prozesse“, „Enablement der Mitarbeiter“ und „Toollandschaft und Schnittstellen“ weiter vorantreiben.

Teamzusammengehörigkeit in Krisenzeiten

Unseren Consulting Kollegen aus der Business Area „New Work“ liegt sehr viel daran, in der aktuellen Zeit den intensiven Austausch mit den Team-Kollegen aufrechtzuerhalten, da sie als Berater viel in Kundenprojekten unterwegs sind. Normalerweise haben sie sich immer einmal im Quartal für eine Team-Klausur zusammengesetzt und über aktuelle Projekte berichtet und sich gegenseitig unterstützt. Auch in der Corona-Zeit wollen sie darauf nicht verzichten.

Die Team-Klausur findet nun mithilfe von WebEx und conceptboard als Online-Format statt. Mit der Organisation und Moderation wird im Team gewechselt – dieses Mal bestand das Orga-Team aus Christian Kretzschmar, Laura Hartmann, Thomas Held und Christina Matuschik. Moderatorin war ebenfalls Christina. Alle im Projektfeld konnten so wie gewohnt zusammenkommen. Nach einer kleinen Auflockerung ging es mit dem ersten Teil los, wo drei vorher abgestimmte Projekte kurz per Zahlen, Daten und Fakten auf dem „Projektmarktplatz“ vorgestellt wurden. Danach ging es tiefer in die Projekte rein. Was waren die größten Lacher, Heuler und was passiert in dem jeweiligen Projekt eigentlich genau?

Der zweite Teil des Workshops war dann auf die Team-Zusammenarbeit ausgerichtet. In fünf Gruppen wurden jeweils Lösungen zur Frage „Wie können wir aktuell Kontakt halten?“ diskutiert und anschließend vorgestellt und verglichen. Die Gruppenarbeiten wurden mit der Handstand-Methode angegangen. Dabei gilt es, sich zunächst in der ersten Runde zu überlegen, wie man das Ziel, in Kontakt zu bleiben, nicht erreicht. Also beispielsweise durch Deinstallieren der Chat-Tools, keine Calls mehr oder kein Teilen von persönlichen Infos. In der zweiten Runde wurde geguckt, was davon in der letzten Zeit schon erlebt wurde. Die dritte und letzte Runde stand dann unter der Frage, was man tun muss, um die vorher festgehaltenen Punkte zu verhindern.

In der Feedback-Runde am Ende der Team-Klausur stand fest: dieses Format hat allen Teilnehmern sehr viel Spaß gemacht. Künftig will das Team sich daher einmal im Monat dafür treffen und gemeinsam Mittagspause machen.

Zu sehen ist ein Screenshot einer Teilnehmer-Umfrage in mentimeter
Umfrage in mentimeter

New Work Day 2020 | 12.11.2020 | kostenloses Hybrid-Event
Einen Tag alle Facetten von New Work erleben
Erhalten Sie konkrete Handlungsempfehlungen, treffen Sie Experten und lernen Sie von Best-Practices und konkreten Beispielen, wie Sie New Work erfolgreich in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
➥ informieren & anmelden

>Blogbeitrag „So überleben wir im Home Office“

>Mehr Einblicke in unsere Arbeit gibt es auf dem Instagram-Kanal der MMS.

>Nicht irgendein Job: Wer wir sind und wie wir arbeiten