Melanie Eckmann, Werkstudentin im Online-Marketing, T-Systems MMS

Online-Seminare sind im B2B-Kontext ein hilfreiches Format, um einen ersten Eindruck eigener Serviceleistungen nach außen zu vermitteln. Potenzielle Kundschaft kann sich so ganz unverbindlich informieren, von Expert*innen und Services überzeugen und individuell gezielt Fragen stellen. Dazu gestalten wir als T-Systems MMS unsere Online-Seminare, die Digital Hours, bewusst interaktiv. Umso wichtiger ist es für das Koordinations-Team der Online-Seminare, dass die Technik funktioniert und Prozesse reibungslos über die digitale Bühne gehen.

Für den ersten Teil des Online-Seminar-Zweiteilers „Komplexe Infrastrukturen nachhaltig sichern“ habe ich das Team auf Instagram in einem „Behind the Scenes“ begleitet und ihre Aufgaben vorgestellt.

Zehn Wochen für 60 Minuten Expertise

Bevor ein Online-Seminar live stattfinden kann, braucht es eine ganze Menge an Vorarbeit. Insgesamt umfasst die Dauer für das Projektmanagement einer Digital Hour von Kick-off bis Dankesmail bis zu 10 Wochen. Entsprechend der Kampagnenplanung erfolgt die grobe Themenauswahl und Terminierung der Online-Seminare mit den Marketers halbjährlich. Somit startet der Prozess bereits einige Wochen vor dem Kick-Off mit dem Anfragen passender Speaker. Je nach Taktung der Live-Sessions innerhalb eines Jahres, betreut das Team drei bis vier Online-Seminare gleichzeitig. Die Teammitglieder müssen also mehrere Prozesse in unterschiedlichen Phasen im Blick behalten. Hier hilft es, wenn technische Organisationsabläufe vorab bereits festgelegt sind und nach einer festen Routine ablaufen können. Dazu gehört das Erstellen von Texten und Grafiken, das Aufsetzen der Landingpage auf der Corporate Site und das Versenden von Einladungsmailings. Alle Bestandteile greifen im automatisierten Anmeldeprozess ineinander und sorgen dafür, dass eine angemeldete Person am Veranstaltungstag mit nur einem Linkklick in den digitalen Veranstaltungsraum der Live-Session gelangt.

Damit das gelingt, werden hierfür zunächst alle für das Thema des Online-Seminars wichtigen Rahmenbedingungen in einem Dokument gesammelt, auf das alle Projektbeteiligte Zugriff haben. Hier werden auch mögliche Probleme der Zielgruppe notiert und formuliert – also „Pains and Gains“ für die Zielgruppe der Serviceleistung festgehalten. Anschließend werden Texte formuliert und suchmaschinenrelevante Keywords recherchiert und eingebunden. Nachdem die Grafiken finalisiert wurden, kann die Landingpage für das Online-Seminar erstellt werden. Dort wird das Anmeldeformular eingebunden, das über verschiedene Schnittstellen mit unserem Customer Relationship Management-System (CRM-System) unter anderem dafür sorgt, dass nach der Anmeldung eine Bestätigung als e-Mail versendet wird. Dann kann die Vermarktung und das Einladungsmanagement starten. Die Links zur Landingpage mit Anmeldeoption binden wir in die Einladungsmailings an unsere Kunden sowie die Social Media-Events und anderen passenden Content ein.


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Die Qual der Wahl: CRM-System richtig auswählen


Jede digitale Bühne braucht eine Backstage-Crew

Während der Einladungsprozess seiner Wege geht, gilt es auch im Hintergrund einiges vorzubereiten – beispielsweise die digitale Bühne des Online-Seminars. Für die Durchführung der Digital Hours verwenden wir das Konferenz-Tool Adobe Connect. Für ein optimales Teilnahmeerlebnis empfehlen wir die aktuelle Version der App herunterzuladen. Im erstellten Meetingraum müssen schließlich noch die finale Präsentation der Speaker, interaktive Umfragen an die Teilnehmer*innen und Dokumente als Exklusivdownloads eingebunden werden. Hier findet auch die Generalprobe statt, in der alle Beteiligten vorab einen Sound- und Audiocheck machen, ihre Webcam testen und mit unserem Moderator Steffen Wenzel nochmal einen Durchlauf proben. Nach dem Testlauf wird das Team den Ablaufplan, die Präsentationsdatei und Downloadmöglichkeiten noch einmal finalisieren.

Live auf Sendung

Dann ist es soweit: am Veranstaltungstag trifft sich das Team bereits eine Stunde vor dem Start im digitalen Meetingraum für einen allerletzten Technikcheck. Sehr pünktliche Teilnehmer*innen befinden sich bereits im Warteraum und werden 10 Minuten vor Beginn in den Meetingraum gelassen. Eine Loungemusik im Hintergrund und ein Begrüßungstext mit Hinweisen helfen bei der Einrichtung der Audioeinstellungen, damit das Online-Seminar nicht zum Stummfilm wird. Punkt 10 Uhr startet das Introvideo und Steffen Wenzel leitet anschließend in die Funktionen der App ein – wie das Chatfenster im unteren Bildschirmbereich.


Die Session der Digital Hour „Komplexe IT-Infrastrukturen nachhaltig sichern – Teil 1“ verpasst? Kein Problem!


Während der Moderation und dem Vortrag unterstützt die Regie im Hintergrund – für jede Online-Seminarphase gibt es ein Layout, das im Meetingraum eingeblendet werden muss. Dazu gehört das Introvideo, das Screensharing der Speaker, die Umfragen oder das Feedback mit Downloadmöglichkeiten am Ende. Während der Session muss ebenfalls der Chat betreut werden – dort können Teilnehmende ihre Fragen an die Vortragenden stellen oder Unterstützung vom Team bei technischen Problemen erfragen. Eine Speaker-Ampel hilft der referierenden Person beim Einhalten der Vortragszeit. Ein Highlight unserer Digital Hours ist das Graphic Recording. Angelika Ullmann begleitet den Vortrag mit einer digitalen Zeichnung, die während der Veranstaltung entsteht. Das Publikum kann ihr beim Zeichnen live zuschauen. Ihr Graphic Recording stellen wir im Nachgang auf der Eventseite als Download zur Verfügung.

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Nach der Digital Hour ist vor der Digital Hour

Nach 60 Minuten geballter digitaler Präsenz ist es dann geschafft und nach einem Blitzfeedback im Anschluss an das Live-Event kann die Nachbereitung und Auswertung beginnen. Die Aufzeichnung der Digital Hour wird bei Bedarf von unserem Videoteam geschnitten und anschließend auf YouTube hochgeladen. Das Online-Seminar-Team schließt das Projektmanagement zu einer Digital Hour mit einem Debriefing ab – inklusive Feedback und Auswertung der Nutzerdaten für den weiteren Lead-Management-Prozess. Außerdem bedanken wir uns bei allen Teilnehmenden abschließend per Mail und angemeldete Interessenten, die es nicht zum Livetermin geschafft haben, bekommen den Link zur Aufzeichnung auch nachträglich zugeschickt. Und nach der Digital Hour ist vor der Digital Hour – zeitgleich steht schon die nächste Live-Session in den Startlöchern.


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