Wir haben den Inkometa Award 2020 für unser Mitarbeiterevent – das Digital Life Camp 2019 gewonnen. Auf der Shortlist der Kategorie „Bestes Mitarbeiter-Event“ standen außer der T-Systems Multimedia Solutions (MMS) die Deutsche Post, METRO und Microsoft.

Der INKOMETA Award zeichnet Unternehmen aus, die erfolgreiche Maßnahmen im Bereich Unternehmenskommunikation durchführen. In den fünf Kategorien Strategie, Kampagnen, Medien, Intranet & Digital, Workplace und internationale interne Kommunikation wurden am 23. September in Berlin die Preisträger*innen 2020 prämiert.

Diese Auszeichnung ist für uns nicht der erste INKOMETA Award. Bereits 2018 wurde die MMS – gemeinsam mit Kunden und Kollegen des Außendienstes der Deutschen Telekom – mit dem INKOMETA Award für die beste Mitarbeiter-App prämiert.

Warum haben wir gewonnen?

Wir haben an einem Tag 5.388 Views in unserer Mitarbeiter App generiert. Der Grund dafür war das Digital Life Camp (DLC). Das DLC ist ein Barcamp, das von Mitarbeitern für Mitarbeiter organisiert wird. 2019 wurde das DLC in besonderem Maße durch unsere Mitarbeiter App organisatorisch und medial begleitet, z.B. um allen Mitarbeitern die Chance zu geben, am Event teilzunehmen – entweder physisch vor Ort oder virtuell via Livestream.

Welche Plugins wurden zur Eventbegleitung des DLC für die App genutzt?

1. Ideation-Plugin um Sessions einzureichen

Jeder Mitarbeiter konnte seine Session-Idee über das Ideation-Plugin einreichen. Bei der Einreichung konnten die Sessions beschrieben und mit Videos und Bildern untermalt werden. Zudem fand vom Sessionowner eine Auswahl der Kategorie, Zielgruppe, Dauer und des Streamings (ja/nein) statt. Im Anschluss konnte von allen Mitarbeitern über einen prominenten Like-Button gevotet werden, welche Session sie favorisieren und auf dem DLC sehen möchten. Von insgesamt 78 eingereichten Sessions, haben es 44 in das Programm geschafft.

Ideation-Plugin

2. Event-Ticket zum DLC und für die Bahn

In der App befand sich sowohl das persönliche Zugangsticket für die Veranstaltung als auch das Ticket für die Nutzung der Öffentlichen Verkehrsmittel in Dresden. Dadurch konnte Papier gespart und die Umwelt geschont werden.

3. Eventmanagement-Plugin für persönlichen Zeitplan

Sobald das Sessiongrid also der Übersichtsplan über alle Sessions feststand, konnte sich jeder Mitarbeiter über das Eventmanagement-Plugin seine Lieblingssessions vormerken und sich seinen personalisierten Timetabel für das DLC zusammenstellen. Kurz vor Beginn der Sessions wurde der Teilnehmer per Push-Mittteilung über Raum und Zeit informiert.

4. Smart Spaces

Durch die hohe Anzahl an Teilnehmern und der eingeschränkten Kapazität (500 Sitzplätze) im Hauptsaal der Veranstaltung sollte jeder Teilnehmer sich selbst darüber informieren können, ob noch genügend Sitzplätze vorhanden sind, oder ob in einen anderen Saal ausgewichen werden sollte, in dem der Livestream per Beamer übertragen wurde. Mit der Technik von Smart Spaces konnte die Sitzplatzbelegung des Hauptsaales mit Hilfe von Kameras gemessen und in der App abgebildet werden.

Kameras für Smart Spaces-Plugin

5. Stream aller Sessions + Rahmenprogramm mit dem Live-Plugin

Das Live-Plugin ermöglichte allen DLC-Teilnehmer aber vor allem auch den Daheim- bzw. im Bürogebliebenen, jede Session sowie die Keynotes und Teile des Rahmenprogramms live mitzuerleben oder im Nachgang nachzuhören und –zusehen. Alle Aufzeichnungen wurden nach dem DLC in der App zur Verfügung gestellt

Streaming der Inhalte mit dem Live-Plugin

6. Unterhaltung in der Pause mit dem Quiz Plugin

Für Abwechslung und Spaß in den Event-Pausen sorgten gleich mehrere Quiz. Dank dem Quiz-Plugin in der Mitarbeiter-App konnte gerätselt werden, was das Zeug hielt.

7. Teilnehmerfeedback mit dem Umfrage-Plugin

Mit Hilfe des Umfrage-Plugins konnte die Stimmung des Tages in Zahlen und O-Tönen festgehalten werden. Außerdem konnte so noch Verbesserungspotential bei den Teilnehmern abgefragt werden für das DLC 2020.

Umfrage-Plugin

Das DLC 2020 wurde dann aber ganz anders als geplant durchgeführt und fand aufgrund der Corona Pandemie komplett virtuell statt.


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Was macht das DLC so besonders?

Das DLC ist ein Innovations-Barcamp, dass mittlerweile ein fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur geworden ist. Ziel und Motivation sind der Austausch der gesamten Firma zu bestehenden, neuen, trendigen und vor allem zukunftsweisenden Themen: Abteilungsübergreifend, vernetzend, inspirierend. Das DLC lebt von der Beteiligung der Mitarbeiter und wird komplett durch sie gestaltet. Jeder Mitarbeiter kann eine Session einreichen und spannende Themen, neue Trends, mutige Projekte oder innovative Geschäftsideen und Problemlösungen präsentieren, diskutieren und sich auf Augenhöhe darüber austauschen.

Was ging app beim DLC 2019?

Das DLC fand am 5. September 2019 im Hygienemuseum Dresden statt. Vor Ort waren 897 Teilnehmer. Doch da aufgrund interner Umstrukturierungsmaßnahmen die Firma zwischenzeitlich auf über 4500 Mitarbeiter anwuchs, bestand die Herausforderung darin, allen Mitarbeitern die Chance zu geben, am DLC teilzunehmen. An dieser Stelle kam unsere Mitarbeiter App ins Spiel.

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Die Mitarbeiter App als “Single Point of Information”

Bereits seit 2015 ist die Mitarbeiter-App auf Basis von staffbase bei uns im Einsatz. Mittlerweile ist die Akzeptanz in der Firma sehr hoch – mehr als 90 Prozent aller Mitarbeiter sind in der App angemeldet (der Benchmark der Branche IKT liegt bei 62 Prozent). Ca. 70 Prozent der Nutzer sind in der App aktiv, das heißt sie öffnen und lesen Beiträge. Und rund 20 Prozent sind interagierende Nutzer, das heißt sie erstellen Beiträge, liken und kommentieren. Hauptsächlich wird die App genutzt, um aktuelle Nachrichten aus dem Unternehmen zu empfangen. Besonders beliebt sind: Hinweise zu Veranstaltungen, Verhaltensregelungen im Zuge der Corona-Pandemie, Zahlen, Daten und Fakten des Unternehmens, Aktivitäten und Entscheidungen der Geschäftsleitung, aktuelle Speisepläne, Projekthighlights aus den Fachbereichen und Mitarbeiteraktionen, wie zum Beispiel die Teilnahme an der Rewe-Teamchallenge oder das Homeoffice-Konzert der Kollegen während des Lockdowns. Auch für den Austausch mit Kollegen in Gruppen, Channels oder 1zu1-Chats wird die App gern genutzt. Im Laufe der Jahre sind immer mehr Plugins und Funktionalitäten dazu gekommen, sodass in der App nun auch Umfragen durchgeführt werden, ein Veranstaltungskalender gepflegt wird und sogar – im Zuge der Corona Pandemie – die Anwesenheit in den Bürogebäuden erfasst wird. Besonderer Beliebtheit erfreuen sich auch Quiz und Spiele, wie die Easter-Egg Aktion oder der Rätsel-Adventskalender. Die Plugins werden zum Teil von staffbase zum Teil aber auch von unseren Kollegen aus dem Bereich „People Experience“ der MMS entwickelt.


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Und das Ergebnis? Die Zahlen sprechen für sich

Zum Digital Life Camp 2019 gab es in der Team Digital App am Eventtag 5.388 Views, 54 neue Beiträge im DLC Kanal und 352 „gefällt mir“ Angaben. Die live gestreamten Sessions hatten insgesamt 2.161 Aufrufe. Am Filmquiz beteiligten sich 145 Personen, die DLC Wall hatte 1.008 Besuche, 294 „gefällt mir“-Angaben und 9 Kommentare von Mitarbeitern. Damit gab es an dem Tag eine Nutzerinteraktion von 89,58% auf die veröffentlichten Beiträge. Schlussendlich bewerteten fast 85% die App als einen Mehrwert für das Digital Life Camp 2019. (vgl. Masterarbeit von Birkigt Janine-Desiré, Nutzung und Wirkung von Mitarbeiter-Apps in der internen Unternehmenskommunikation. Eine Untersuchung anhand eines Mitarbeiterevents 2019)

Das DLC begeistert nicht nur unsere Mitarbeiter, sondern auch die Jury des Inkometa Awards. Diese Auszeichnung ist eine tolle Wertschätzung für das DLC-Projektteam, welches sehr viele Ideen, Fleiß und Leidenschaft in das Event gesteckt hat. Wir freuen uns schon auf das DLC 2021 und drücken die Daumen, dass wir uns dafür auch wieder persönlich treffen können. 


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