RPA steht für Robotic Process Automation. Was dahintersteckt, erleichtert vielen Mitarbeitern ihren Arbeitsalltag enorm. Denn wer ärgert sich nicht über lästige Routineaufgaben, die überhaupt keinen Spaß machen, aber trotzdem erledigt werden müssen? Diese Aufgaben können mithilfe von RPA nun von den virtuellen Kollegen übernommen werden.

Trotz der zunehmenden Digitalisierung am Arbeitsplatz erfordern manche Arbeitsabläufe noch immer manuelles Eingreifen. Formulare ausfüllen, Tabellen erstellen oder Copy-Paste gehören für die meisten Büroangestellten wohl zum Arbeitsalltag, wie der morgendliche Kaffee mit den Kollegen. „Diese Arbeiten erfordern wenig Kopf-, dafür aber viel Fleißarbeit“, sagt Azime Albayrak, Digital Transformation Consultant bei der T-Systems Multimedia Solutions (MMS). Diese ungeliebten Routineaufgaben nehmen viel Zeit in Anspruch, die in sinnvollere und höherwertigere Aufgaben investiert werden könnte. Genau aus diesem Grund berät die MMS Kunden bei der Implementierung von RPA.

Bei RPA handelt es sich um eine intelligente Softwarelösung. Dabei verwenden Roboter die Benutzeroberfläche, um Daten zu erfassen und wie Menschen mit Anwendungen zu interagieren. So können sie eine Vielzahl von sich wiederholenden Aufgaben selbstständig ausführen und Mitarbeiter von dieser Aufgabe befreien.

Gerade im Kontext von New Work, so erklärt Azime Albayrak, ist RPA eine große Hilfe. Durch die Automatisierung der Arbeitsprozesse können Mitarbeiter entlastet werden, wodurch sie Zeit für sinnvollere Aufgaben bekommen. Dadurch wird auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht, denn schließlich sind Routineaufgaben wie das Erstellen von Tabellen oder das ewige Kopieren von Daten für die meisten Angestellten lästig, zeitaufwendig und unliebsam. Mitarbeiter können ihre Kreativität und Motivation dann wieder in inhaltlich anspruchsvollere Aufgaben investieren. Zudem sinkt bei sich wiederholenden Aufgaben häufig die Konzentration der Mitarbeiter, was zu einer hohen Fehleranfälligkeit führt. Durch die Übertragung der Aufgaben auf Roboter, die 100 Prozent genau arbeiten können, sinkt die Fehlerquote erheblich und eine Kontrolle der Arbeit ist laut Markus Wiskirchen, Leiter Digital Process Consulting bei der MMS, nicht mehr notwendig. Da Roboter weder Müdigkeit noch zu heiße Temperaturen in Büros empfinden können, sind sie keinen Konzentrationslücken oder widrigen Bedingungen in Büros ausgesetzt.

RPA kann auch durch weitere Vorteile glänzen. So sind Roboter nicht nur genauer, sondern auch noch schneller und kostengünstiger als Mitarbeiter. Ein Roboter kann Aufgaben bis zu viermal schneller bearbeiten als ein Mensch und kann zudem 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, 365 Tage im Jahr arbeiten. Je nach Situation im Unternehmen kann ein Roboter so Kosten zwischen 30 und 80 Prozent einsparen. Dabei geht es aber keinesfalls darum, Menschen durch Roboter zu ersetzen, wie Wiskirchen betont. Sie sollen den Menschen lediglich lästige Arbeiten abnehmen und sie bei ihrer Arbeit unterstützen- Hand in Hand mit ihnen arbeiten also.


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Robotic Process Automation ist jedoch nicht auf jeden Prozess anwendbar. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist, dass die Prozesse digital existieren, da nur dann die Softwarelösung eingesetzt werden kann. Darüber hinaus müssen die zu automatisierenden Prozesse eine hohe Wiederholbarkeit aufweisen, einen hohen Unternehmenswert haben, regelbasiert und zeitkritisch sein und eine hohe Fehleranfälligkeit sowie ein großes Prozessvolumen aufweisen. „Genau dann kann die Implementierung eines Roboters die Arbeit für alle erleichtern“, erklärt Azime Albayrak.

Die T-Systems Multimedia Solutions (MMS) unterstützt Kunden bei der Planung und Implementierung einer solchen Prozessautomatisierung. Von der Beratung, die sowohl den Ist-Zustand erfasst als auch den Soll-Zustand definiert, über die Planung und Durchführung der Implementierung bis hin zum Rollout des Roboters. Im Nachgang unterstützt die MMS ihren Kunden auch bei der Durchführung von Mitarbeiterschulungen, die den Umgang mit der Software erklären sollen, und begleitet den Change-Management Prozess. Ist all das geschafft, steht der Zusammenarbeit zwischen Mensch und Roboter nichts mehr im Wege.


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