Zufriedene und glückliche Mitarbeitende sind der Schlüssel für ein erfolgreiches Unternehmen. Was sollten Unternehmen tun, um alle Beschäftigten in ein Boot zu holen und gemeinsam voranzusegeln? In dieser Podcast-Folge „Ausgesprochen Digital“ vertiefen wir den Impuls aus dem Gespräch mit der Glücksforscherin Maike van den Boom zur Digitalkonferenz NewCon 2021. Im Interview mit unserem Experten Ulf Kossol geht es darum, wie Mitarbeitende von innen heraus ein Unternehmen revolutionieren können.

IM GESPRÄCH MIT ULF KOSSOL

Experte Ulf Kossol (l.u.) im Gespräch mit Steffen Wenzel (r.o.) und Unterstützung durch Lisa Gräf und Bony Stoev

Ulf Kossol ist Head of People Experience und Experte für New Work bei der T-Systems MMS. In seinem Vortrag auf der NewCon 2021 „We.Work.New. – für uns doch kein Problem oder?“ thematisiert er zusammen mit Steffen Mörbe (Leiter Total Workforce Management, T-Systems MMS) den Wechsel der MMSler*innen in das Home-Office aufgrund der Pandemie. Dabei beleuchten sie ihren strategischen Ansatz und zeigen entsprechende Maßnahmen auf, wie die neue Arbeitswelt und -weise langfristig weiter etabliert werden kann. Viele alte Gewohnheiten im Büroalltag mussten neuen Routinen und digitalen Arbeitsmitteln weichen. So konnte die Aufnahme dieser Podcast-Folge nicht wie gewohnt im Studio mit entsprechender Tontechnik erfolgen, sondern fand aufgrund der geltenden Kontaktbeschränkungen im Dezember 2021 remote via WebEx und Studio Link mit externer Unterstützung durch Bony Stoev statt.

Wie findet der Change im Unternehmen erfolgreich statt?

„Das ist ein natürlicher Hang, dass man Dinge organisieren will, durchdenken will, optimal planen möchte. Aber gerade beim Thema Unternehmenskultur, ist das verlorene Zeit. Ich sage nicht man soll gar nicht Planen, man muss Leitplanken haben und natürlich ein Ziel formulieren, aber ohne die Einbindung von Mitarbeitenden kommt man da nicht besonders weit. Das heißt eine gute Idee ist: ein Zielbild zu haben, auch einen groben Plan zu haben, aber dann auch ständig bereit zu sein diesen über Bord zu werfen, anzupassen und auszujustieren.“

Ulf Kossol, Head of People Experience | T-Systems MMS

Und gerade in diesem Kontext müssen wir Deutschen als Perfektionist*innen einiges dazulernen. Kein theoretischer Plan ergibt die Lösung eines Problems, es kommt auf die praktische Umsetzung an. Doch der schwierigste Teil eines Change Prozesses beginnt nicht erst bei der Umsetzung, sondern bei dem Bewusstsein des Managements, dass Mitarbeitende maßgeblich an einer erfolgreichen Implementierung mitwirken. Und diese Mitarbeitenden müssen mobilisiert werden. Dazu ist es wichtig ihnen aufzuzeigen, dass sie ein Teil des Prozesses sind, um so Verantwortung übernehmen zu können. Natürlich gehört dazu auch das Vertrauen aller Beteiligten. Aber wie wir von der Glücksforscherin Maike van den Boom bereits gelernt haben: jeder und jede Einzelne ist wichtig. Dazu sollen sich Mitarbeitende ihrer Stärken bewusstwerden oder diese von den anderen aufgezeigt bekommen. Unser Kunde SachsenEnergie bringt zum Ausdruck, dass auch die persönliche Motivation wichtig ist.

„Für mich bedeutet, dass Arbeitszeit auch Lebenszeit ist. Und diese Arbeitszeit, diese Lebenszeit möchte ich natürlich mit Sinn füllen. Möchte ich irgendetwas tun, worauf ich stolz sein kann. Irgendetwas tun, was mich und aber auch andere weiterbringt.“ 

Andreas Nicklas, Chief Digital Officer | SachsenEnergie

Das Mindset ist der Urgedanke von New Work. Doch daneben existieren noch mindestens vier weitere Dimensionen, um eine erfolgreiche Umsetzung im Unternehmen zu gewähren:

1. People & Culture: In diesem Bereich kommt es auf die Mitarbeitenden und die Unternehmenskultur an. Zentrale Frage sind hier u.a.: Wie agieren Mitarbeitende miteinander? Was gibt es für eine Leadership? Und hat das Unternehmen eine klare Fehlerkultur?

2. Digitalization: Ohne Digitalisierung, kein Fortschritt. Neue Plattformen und Technologien können New Work befähigen und unterstützen.

3. Processes: Mit neuen Technologien ist ein Unternehmen nicht nur am Zahn der Zeit, sondern kann auch Prozesse einfach automatisieren und so Freiräume für andere Dinge schaffen. Der Fokus kann so auf wichtige Phasen des Gesamtprozesses gelegt werden.

4. Principles: Vereinbarungen und Regelungen bilden auch bei New Work den rechtlichen Rahmen.

Die verschiedenen Dimensionen von New Work sind nicht losgelöst als Silos zu verstehen. Sie wirken miteinander und bedingen sich, wodurch Synergieeffekte entstehen.

Wie gelingt eine praktische Umsetzung im Unternehmen, die es auch schafft Mitarbeitende zufrieden zu stellen?

Soweit die Theorie. Aber nicht alles, was theoretisch abgesprochen wurde funktioniert auch in der Praxis. Um hierbei Ängste und Komplikationen mit Mitarbeitenden zu vermeiden, sollten Prozesse transparent dargelegt werden. Scheitern gehört dazu, wichtig ist es darüber zu sprechen.

Eine praktische Umsetzung beginnt mit einem Blick in das Unternehmen. Bei der sogenannte Scoping Phase wird geschaut, um welchen Sachverhalt es geht. Welches Ziel soll erreicht werden und welches Problem muss gelöst werden, damit die Employee Experience verbessert werden kann? Bereits zu Beginn werden in der Untersuchung alle Mitarbeitenden eingebunden. In der Regel werden aus Fokusgruppen, Einzelinterviews oder Befragungen Use Cases identifiziert. Die aufgestellten Fälle (auch als Hypothesen verstanden) werden mithilfe von Vorgehensmodellen oder digitalen Tools verprobt. Meist lässt sich schnell erkennen, was gut funktioniert und was eher nicht. Dabei ist es wichtig zeitnah zu reagieren, Dinge weiterzuentwickeln und nicht erst Monate vergehen zulassen, was den neuen Ansatz oder das Projekt eher in Vergessenheit bringt als dem Unternehmen zu nützen. Ein gutes Beispiel für so einen Change-Prozess ist die Einführung eines neuen Tools, etwa einer Mitarbeitenden-App. Dabei heißt es wieder jede*n Einzelne*n während des gesamten Prozesses mitzunehmen. Warum erfolgt eine Integration und was hat es damit auf sich? Was erwartet das Management und was erwarten Mitarbeitende von der App? Um gute Momente zu fördern sollten Mitarbeitende involviert und Vorteile der App aufgezeigt sowie auf sie angepasst werden. So können neue Tools im Unternehmen nicht nur Dinge ersetzen, sondern auch neue Möglichkeiten, z.B. Employee Self Services schaffen.

Unseren Kunden GARBE Industrial Real Estate haben wir bei der Einführung von Microsoft Dynamics 365 unterstützt, was neben der technischen Implementierung auch eine weitreichende Veränderung der Kerngeschäftsprozesse und Arbeitsweisen bedeutet. Ihr Vorgehen beschreiben sie uns beispielhaft wie folgt:

„Als erstes haben wir uns die Prioritäten unserer Business Units angeschaut und überlegt, wo ihre Pain Points liegen. D.h. wir haben uns als erstes an den Rechnungsfreigabeprozess im Unternehmen gemacht und an das Tool zum technischen Assetmanagement. Des Weiteren haben wir Quick Wins identifiziert, was insbesondere die manuellen Unterschriftenprozesse betraf, die wir dann in DocuSign digitalisiert haben.“

Friederike Buchheister, Head of IT & Digitalization | GARBE Industrial Real Estate GmbH

Diese Quick Wins, also schnellen Erfolge, bringen kleine Glücksmomente hervor. Werden diese guten Momente verknüpft und als Ganzes gelebt, entwickelt sich Zufriedenheit. Es sind die „Moments that matter“. Um diese zu fördern kommt es auf eine ständige Kommunikation, Transparenz der Prozesse und schnelle Einbindung des Feedbacks an. Auch wenn Mitarbeitenden-Befragungen anonymisiert laufen müssen, können durch weiterführende Fragen oder der direkten Ansprache in den Teams und entgegenkommen der Mitarbeitenden das Feedback konkreter bearbeitet werden. Dazu tragen nicht nur formelle, sondern gerade auch die informellen Gespräche untereinander bei. Umso wichtiger die Kommunikation auch in Zeiten von Home Office aufrecht zu erhalten und an Kaffeepausen mit Kolleg*innen auch remote teilzunehmen.

„Arbeit, Arbeitsverhalten und Möglichkeiten sinnstiftend Arbeit zu leisten haben sich besonders in den letzten Monaten massiv verändert. Da müssen und können sich eine Mitarbeiterbindung und Schaffung von guten Momenten – vielleicht sogar den ein oder anderen Glücksmomenten – positiv auszahlen.“

Ulf Kossol, Head of People Experience | T-Systems MMS

Moderiert wird diese Folge von Steffen Wenzel, Mitgründer und Geschäftsführer von politik-digital.



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