Stellen Sie sich vor: Sie müssen 1000 verschiedene Rechnungen, Lieferscheine und Angebote prüfen. Jeden Monat. Was meinen Sie, wie lange es dauert und wie viele Mitarbeiter eingesetzt werden müssen, bis alle diese PDFs händisch auf Unstimmigkeiten hin überprüft sind? Wie wäre es stattdessen, wenn dieser Check von einem Roboter übernommen werden könnte, der die Daten automatisch für Sie abgleicht? Mit Robotic Process Automation (kurz: RPA) können Sie solche sich wiederholenden Aufgaben an einen Roboter abgeben und profitieren von mehr Zeit, mehr Wachstum und mehr Qualität.
Inhalte:
Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
Im Überblick – Erfolgsfaktoren RPA
Checkliste: Kann mein Unternehmen von der robotergesteuerten Prozessautomatisierung profitieren?
Anwendungsbereiche RPA: Wo eignen sich Robotics and Automation
Datenextraktion als Grundlage für die robotische Prozessautomatisierung einsetzen
Wie integriere ich RPA in meine bestehenden Prozesse?
RPA – Bauen Sie Ihren Wettbewerbsvorsprung aus!
„Automatisierung und RPA wirken sich auf die Fachkenntnisse der Mitarbeiter und die Kompetenzen eines Unternehmens aus. Beide Seiten müssen sich auf die sich verändernde Zukunft der Arbeit vorbereiten.“
Walter Obermaier, Managing Director bei UiPath, in bigdata-insider.de
Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
Bei der Robotic Process Automation wird das menschliche Arbeiten von einem Roboter nachgeahmt. Der Softwareroboter erlernt Tätigkeiten, die in der Regel diese Charakteristika haben:
- zeitintensiv
- repetitiv
- fehleranfällig
- vorher manuell von Menschen durchgeführt
Die Robotic Process Automation bringt Robotern bei, diese Tätigkeiten automatisiert durchzuführen. Der große Vorteil ist, dass für die Implementierung und Verwaltung des Roboters weder ein Eingreifen ins Backend noch eine Veränderung der Kernsysteme notwendig ist. Alle Funktionen werden durch eine grafische Benutzeroberfläche ausgeführt. Im Grunde arbeiten die Roboter genauso wie der Mensch – nur schneller und nahezu fehlerfrei.
Im Überblick – Erfolgsfaktoren RPA
Der Einsatz von RPA ist denkbar einfach. Sie können Ihren Softwarerobotern dank der Verwendung von Drag-and-Drop-Schnittstellen und visuellen Workflows direkt und übersichtlich die zu erledigenden Aufgaben zuweisen. Der Vorteil: die Roboter sind schneller, effektiver und machen nahezu keine Fehler.
Mehr Zeit: Wie Robotics Ihre Mitarbeiter entlasten können
Stupide Arbeiten eignen sich hervorragend, um von einem Roboter übernommen zu werden. RPA ahmt die Arbeitsweise der Menschen nach, arbeitet extrem schnell und vor allem rund um die Uhr. Auf diese Weise wird viel Arbeitszeit eingespart. Auch die Durchlaufzeiten können reduziert werden.
Wer sich für den RPA-Einsatz entscheidet, kann seinen Roboter bereits in kurzer Zeit integrieren und sehr schnell von ersten Ergebnissen profitieren.
Mehr Qualität: Roboter arbeiten nahezu fehlerfrei
Menschen machen Fehler, insbesondere bei sich wiederholenden, stupiden Aufgaben, da die Konzentration bei solchen Aufgaben mit der Zeit deutlich nachlässt. Schnell schleichen sich Copy Paste Fehler ein oder Details werden übersehen. Mit RPA können Fehler um 90-100 % reduziert werden und Sie erhalten eine extrem hohe Qualität der Ergebnisse.
Mehr Wachstum: Wie Mitarbeiter und intelligent RPA effektiv zusammenarbeiten
Die Verlässlichkeit in Bezug auf die Qualität der Ergebnisse führt am Ende auch zu einer Reduzierung von Folgekosten, die durch menschliche Fehler entstehen würden. Hinzu kommt, dass durch die kurzen Arbeitszeiten und reduzierten Durchlaufzeiten RPA zusätzlich für eine Kosteneinsparung sorgt. Diese wiederum lässt neue Investitionsspielräume und wirtschaftliches Wachstum zu.
Die freigesetzten Ressourcen können gewinnbringend in andere Tätigkeiten investiert werden wie z. B. in die Produktentwicklung oder in den Kundenservice.
Checkliste: Kann mein Unternehmen von der robotergesteuerten Prozessautomatisierung profitieren?
Werfen Sie einen Blick auf die Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen, die Sie gern an einen Roboter übertragen möchten, und gehen Sie diese Checkliste durch:
- Wie häufig wird ein Arbeitsprozess durchgeführt?
- Erfolgt die Prozessabarbeitung nach einem definierten Regelwerk?
- Sind die zu bedienenden IT-Systeme und Prozesse stabil?
- Liegt der Dateninput in elektronischem Format vor?
- Ist der Prozess wenig komplex?
Wenn Sie die Punkte zum Großteil mit „Ja“ beantworten können, lohnt sich eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung für diese Aufgaben.
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Anwendungsbereiche RPA: Wo eignen sich Robotics and Automation?
RPA eignet sich vor allem für die folgenden Unternehmensbereiche:
- Finanzen
- Einkauf
- HR
- IT
- Produktion
Häufig übernehmen Roboter in diesen Bereichen nur Teilprozesse, bei denen Daten von einem System in ein anderes System transferiert werden müssen, ohne dass eine gute technische Schnittstelle existiert.
Telekom MMS arbeitet mit verschiedenen weiteren Technologiepartnern zusammen, mit denen RPA umgesetzt werden kann:
- UiPath
- Servicetrace
- Automation Anywhere
- Python
- Process Drive
RPA Case Study: Unterstützung eines Unternehmens im Bereich Finanzen
RPA hat vielfältige Anwendungsbereiche. Werfen wir einen Blick auf ein Unternehmen im Bereich Finanzen, das durch die Telekom MMS unterstützt worden ist. Die Ausgangssituation war diese: Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen für chinesische Kunden mussten abgeglichen werden. Hinzu kam, dass aufgrund einer strengen Gesetzeslage die Debitorenrechnung fehlerfrei sein musste. Für das Unternehmen ging diese Tätigkeit mit einem sehr hohen Zeitaufwand einher.
Die RPA-Lösung führt nun einen automatisierten Abgleich zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung durch. Die Bestellinformationen aus der Excel-Datei werden automatisch ausgelesen und die Daten auf Lieferdokumenten angepasst. Auf diese Weise war es möglich, fehlerfreie Rechnungen zu erstellen.
Neben der fehlerfreien Rechnungserstellung konnten dank RPA pro Vorgang 150 Minuten Arbeitszeit eingespart werden. Eine enorme Kosteneinsparung für den Anwendungsbereich war die Folge, da sich in Summe die aufgewendete Arbeitszeit um 175 Arbeitsstunden pro Monat verringerte. Die Bearbeitung erfolgt dank RPA jetzt doppelt so schnell und nahezu 100 % fehlerfrei.
RPA Case Study: Unterstützung eines Unternehmens im Bereich Einkauf
In einem anderen Anwendungsfall konnte Telekom MMS ein Unternehmen im Bereich Einkauf mit einer RPA-Lösung unterstützen. Die Ausgangssituation hier war diese: Das Unternehmen musste die Mehrwertsteuerangaben auf Rechnungen aus verschiedenen Ländern manuell prüfen. Das betraf rund 1000 PDFs jeden Monat und sorgte für eine Überlastung im Einkauf. Allein mit dieser Überprüfung waren fünf externe Mitarbeiter dauerhaft nur damit beschäftigt.
Dank RPA erfolgt nun die PDF-Prüfung vollautomatisiert mithilfe einer optischen Zeichenerkennung (OCR-Erkennung), welche die Qualifizierung der Erkennungsgüte erkennt und die Information aus den PDFs in SAP und Excel überträgt.
Das Ergebnis ist eine Kostenreduktion, da die fünf teuren, externen Mitarbeiter eingespart werden können. Im neuen Workflow werden menschliche Mitarbeiter nur zur Prüfung von Abweichungen einbezogen, die der Roboter findet. Das Unternehmen profitiert von Schnelligkeit und einer hohen Qualität dank der nachvollziehbaren Dokumentation, aus der hervorgeht, wo es zu welchem Zeitpunkt Abweichungen gab und welcher Mitarbeiter diese überprüft hat.
Datenextraktion als Grundlage für die robotische Prozessautomatisierung einsetzen
Schauen wir uns SemaSuite als eine Lösung zur Datenextraktion genauer an. SemaSuite eignet sich für die Verarbeitung natürlich-sprachlicher Texte für den Einsatz bei Prozessautomatisierungen und für die Analyse historischer Daten. Darüber hinaus sind Automatisierung und Pseudonymisierung möglich. Sie bilden die Grundlage für die robotergestützte Prozessautomatisierung.
SemaSuite umfasst mehr als 60 standardisierte und konfigurierbare Textanalysekomponenten und bietet einen Vorabcheck, der überprüft, welche Prozesse RPA-geeignet sind. Nach der Umsetzung eines RPA-Projektes gibt SemaSuite detaillierte Einblicke für Nutzer. Sie bekommen z. B. dargestellt, wie effizient der Roboter arbeitet oder wie lange die Prozesse dauern.
Fähigkeit 1: Erkennung von strukturierten Daten
SemaSuite erkennt strukturierte Daten, auch wenn sich Rechnungen in ihrem Layout unterscheiden. Zu strukturierten Daten gehören beispielsweise:
- Namen
- Tabellen
- Abkürzungen
- E-Mail-Adressen
- Kundennummern
- Bankleitzahlen
- etc.
Fähigkeit 2: Umgang mit Dokumenttypen
Dank präziser Dokumentenerkennung & -segmentierung erfasst SemaSuite, ob das vorliegende Dokument eine Rechnung oder ein Lieferschein ist. Der Roboter erfasst zudem zusammengehörige Dokumente und kann diese segmentieren.
Fähigkeit 3: Interpretation der Daten
SemaSuite übernimmt nach der Erkennung der strukturierten Daten und der Dokumententypen eine Dokumentenklassifizierung und extrahiert die Daten.
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Wie integriere ich RPA in meine bestehenden Prozesse?
Die Integration von RPA können Sie in zwei Schritten durchführen. Schritt 1 umfasst die Evaluation einer passenden RPA-Lösung und die Ermittlung RPA-geeigneter Prozesse. Auf diese Weise können Sie die geeigneten Mittel und Methoden zur Prozessdokumentation bestimmen. In Schritt 2 folgt die eigentliche Implementierung und Einführung der RPA-Lösung.
Dazu gehören:
- Toolauswahl & Beschaffung von Lizenzen
- Aufbau von RPA-Plattformen
- Automatisierung von Prozessen
- Schulungen und Trainings für Mitarbeiter
Tipp: Wer keine eigene Plattform aufbauen möchte, kann Cloud Robot bzw. Robot-as-a-Service nutzen, einen zentralen Server zum Managen der RPA-Lösung. Die Telekom MMS bietet mit dem Proof of Concept einen einfachen Start. Auf dieser Grundlage können Sie den Betrieb plus fachliche Unterstützung und Support für eine kundeneigene RPA-Plattform umsetzen.
RPA – Bauen Sie Ihren Wettbewerbsvorsprung aus!
Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung kann sehr einfach in bestehende Systeme integriert werden, wo sie regelmäßig wiederkehrende Aufgaben effektiv und nahezu fehlerfrei übernimmt. Das sorgt für eine deutliche Kosten- und Zeiteinsparung. Die frei gewordenen Ressourcen können Sie wiederum gewinnbringend in andere Tätigkeiten, wie die Produktentwicklung, investieren und so Ihren Wettbewerbsvorsprung weiter ausbauen.
Sichern Sie sich Wettbewerbsvorteile durch Prozessautomatisierung!
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Ist digitales Geschäft eigentlich zuverlässig, sicher, vertrauensvoll, ausfallsicher? Wie und warum – darüber schreibe ich in diesem Blog.
