Der Vormittag am 20. Mai 2020 stand bei der T-Systems Multimedia Solutions (MMS) ganz unter dem Motto: „Willkommen in der neuen Realität – New Work is NOW!“. Dazu luden Web-Seminar-Moderator Steffen Wenzel und Ulf Kossol, Leiter des Projektfeldes „People Experience“ im Bereich Digital Work zum „Magenta Coffee Talk“ ein. Im Online-Seminar sprachen sie mit verschiedenen Gästen über die Krise als Antriebsmotor für New Work, wie man zum Experten in Arbeit 4.0 wird und wie auch in Zukunft das neue Arbeiten Chancen bieten kann.

Zu Gast waren Julia Dudenko, Global Program Director bei der Deutschen Post, Jürgen Schirm, Leiter der Multimedia-Kommunikation bei der Deutschen Bahn und Pia Pflichthofer, Referentin der Unternehmenskommunikation im Diakonie-Klinikum Stuttgart. Gemeinsam blickten sie im ersten Teil des Talks mit Ulf auf die letzten Wochen zurück, besonders auf die interne Kommunikation während der Krise.

„Für die interne Kommunikation sind die vergangenen Wochen sozusagen eine ‚Sternenstunde‘ gewesen. Sie war in der Krisenkommunikation neben dem normalen Geschäft gefordert.“

Hautnah am Geschehen: Die interne Kommunikation während Corona

Besonders während der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, wie wertvoll Kommunikationskanäle für Unternehmen und Einrichtungen sind. Aktuelle Entwicklungen und Entscheidungen müssen direkt an die Mitarbeiter kommuniziert werden. So erging es auch der Diakonie Klinik Stuttgart.

Zu sehen ist ein Bild der Einlasskontrollen im Diakonie Klinikum Stuttgart
„Von heute auf morgen haben wir das ganze Krankenhaus auf den Kopf gestellt. Der OP-Arzt, der gestern noch die Hüfte operierte, steht heute am Empfang und leitet die Besucher. Einige Gänge mussten wir provisorisch absperren und das Personal umleiten“.

Das stellt auch die interne Kommunikation vor eine Herausforderung und eine spannende Zeit.  Ihre Aufgabe ist es, die Mitarbeiter auf den neusten Stand zu bringen, zu informieren und Veränderungen so schnell wie möglich zu kommunizieren. Aber wie erreicht man „Non-Desk-Worker“?  Also Mitarbeiter, die keinen klassischen Arbeitsplatz mit Laptop haben. Auch sie müssen täglich über neue Hygieneregeln informiert werden. Das war die aktuelle Herausforderung der internen Kommunikation.

Die Lösung: Eine App für alle Mitarbeiter

Die neue Mitarbeiter-App war hier neben E-Mails und Aushängen der zentrale Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation. Die Zugänge haben sich verdreifacht und neue Beiträge hatten bereits in den ersten Minuten nach Veröffentlichung hunderte Views. „Die Menschen haben förmlich auf neue Infos gewartet“, berichtet Pia Pflichthofer.

Auch perspektivisch bringt die App viele Vorteile mit sich. Der Krankenhaus-Alltag ist oft von Stress bestimmt, da bleibt kaum Zeit für eine ordentliche Kaffeepause zum Austausch mit Kollegen, geschweige denn für das Lesen von Nachrichten. Dank der App können Mitarbeiter nun einfach nach Feierabend entspannt von zu Hause aus verfolgen, was es Neues im Klinikum gibt. Außerdem hat die Geschäftsführung so einen direkten Draht zu ihren Mitarbeitern, denn über die App nachvollzieht und versteht sie die Bedürfnisse der Belegschaft. Und auch die Mitarbeiter können profitieren: Über die App haben sie ebenfalls eine „Enabling“-Plattform erhalten, die sie zur Beteiligung an der Kommunikation ermuntern.

Plattform für die Helden des Alltags

Die interne Kommunikation der Deutschen Bahn (DB) konzentriert sich bereits seit April 2017 vor allem auf ihren „DB-Planeten“, dem Social Intranet der Deutschen Bahn.  Die Mitarbeiter können so  auch aus dem Home Office jeden Tag neue Updates lesen. Aber auch bei der DB gibt es hunderte Mitarbeiter, die in sicherheitsrelevanten Jobs arbeiten. Sie sind jeden Tag vor Ort, um den Menschen ein sicheres Reisen zu ermöglichen. Während der Corona-Krise haben sie nicht die Möglichkeit, ihre Arbeit in die eigenen vier Wände zu verlagern. Denn einige Menschen sind weiterhin auf Mobilität angewiesen, wenn auch deutlich begrenzt. Und dafür sind Bahner vor Ort unverzichtbar.

Auch für sie hat die DB eine Plattform errichtet, um ihnen ihre verdiente Anerkennung zu gebühren: „Bahner für Bahner“. Dort erfahren die Non-Desk-Worker jeden Tag Anerkennung und Wertschätzung durch die Kollegen im Home Office, bis hin zur Geschäftsleitung. Das hat die Gemeinschaft im Konzern näher zusammen gebracht und ein „WIR-schaffen-das-Gefühl“ entwickelt. Jürgen Schirm, Leiter der Multimedia-Kommunikation bei der DB freut sich, dass die interne Kommunikation ihren Teil dazu beitragen konnte.

Eine neue Plattform für die Helden des Alltags bei der Deutschen Bahn (DB)

Die interne Kommunikation als Spinne im Netz

Für die Zukunft will die DB mehr digitalisieren und schaut, wo remote Arbeiten sinnvoll eingesetzt werden kann. Jürgen Schirm glaubt außerdem, dass die Mitarbeiter der DB in Zukunft mehr von zu Hause aus arbeiten werden, aber dass so auch mehr Wertschätzung für den Büroalltag aufkommen wird.

„Bei dem Weg „back 2 normal“ wird die interne Kommunikation die Spinne im Netz sein. Wir haben jetzt gute Ansätze, die zugänglich für ein breites Publikum sind.“

Schnelle Lösung in Krisenzeiten

Auch bei der Deutschen Post sprechen die Zahlen deutliche Worte: Von insgesamt 550.000 Mitarbeitern sind 400.000 Non-Desk-Mitarbeiter. Die Priorität Nummer Eins der Deutschen Post war es also, alle Mitarbeiter zu erreichen. Das stand schon seit Dezember 2019 fest. Bis 2021 wollte der Konzern daher eine App entwickeln, die jeden Mitarbeiter erreicht, unabhängig von seinem Arbeitsplatz. Doch Corona hat dem ganzen Plan das Tempo angezogen. Jetzt stieg das Bedürfnis nach einer solchen App enorm an.

„Die Arbeit, die eigentlich für acht Monate angelegt war, musste nun in acht Wochen erledigt werden. Das haben wir geschafft, indem wir uns auf das Wesentliche konzentriert und die App einfach gehalten haben. Wir nennen sie daher auch gerne unser ‚Schweizer Taschenmesser‘.“

Julia Dudenko ergänzt außerdem, dass vor allem in Krisenzeiten wie dieser, die Mitarbeiter eines Unternehmens unbedingt ins Zentrum gerückt werden müssen. Wenn New Work nicht jetzt beginnt, dann beginnt es nie.

„Denn glückliche Mitarbeiter sorgen für zufriedene Kunden. Und zufriedene Kunden bringen glückliche Investoren. So einfach ist diese Rechnung.“

Julia Dudenko

Aus kurzfristigen Lösungen langfristig Erfolge erzielen – das haben die Maßnahmen der internen Kommunikation während der Corona-Krise bei allen drei Branchen erzielt. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter gerade jetzt zusammenhalten und an einem Strang ziehen.

Mitarbeiter-App der Deutschen Post DHL-Group

Besser digital arbeiten: Die digitale Evolution

Im zweiten Teil des Web-Seminar Mornings haben Erik Frömder, Employee Experience Consultant in der MMS und Mario Ketzschmar, Head of Agile Working und Process Intelligence darüber geredet, wie man auch mittel- bzw. langfristig besser digital arbeiten kann und wie New Work dabei hilft.

Zunächst hat Erik die Kundenanfragen der letzten Wochen zusammengefasst, wobei sich ein deutlicher Trend gezeigt hat. Während in den ersten Wochen der Corona-Krise hauptsächlich Anfragen zur virtuellen Zusammenarbeit allgemein eintrafen, wird es nach acht Wochen spezieller. Alles, was bis dahin aufgeschoben wurde, kann nach zwei Monaten nicht mehr warten. Unternehmen sind jetzt angewiesen auf Trainings, Schulungen, interaktive und kreative Formate. Auch remote Onboarding und Support aus dem Home Office sind unerlässlich. Inzwischen sind die Anforderungen an digitale Formate gestiegen. Mehr Professionalität ist gewünscht auf dem Weg in die neue Realität. Was am Anfang noch als Notlösung funktionierte, reicht nach zwei Monaten Digitalisierung nicht mehr aus.

Als Consultant unterstützen Erik und seine Kollegen Unternehmen, aber auch öffentliche Einrichtungen, wie Hochschulen bei diesen Herausforderungen. Er betont, dass während der Corona-Krise eine Art digitale Evolution stattfinden sollte. Vom ersten Stadium, in dem es gilt, das Geschäft am Laufen zu halten bis hin zum Stadium der speziellen Formate, wie Online-Messen, -Events und -Versammlungen. Eine digitale Strategie ist für die langfristige Planung unerlässlich. Dazu gehören auch das Evaluieren und Konsolidieren der bisherigen Systeme und Tools: Was wurde eingeführt und wie wird es tatsächlich benutzt? Was braucht man wirklich, um zukünftig besser digital arbeiten zu können?

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Nutzungsoptimierung mit Tool-Adoption

Nächster wichtiger Schritt auf dem Weg in die neue Realität ist die Tool-Adoption. Hierbei geht es darum, die Nutzungstiefe und -intensität der Tools zu erhöhen. Nur so wird auch der Effekt erreicht, den man sich bei der Einführung des Tools erhofft hat. Unternehmen sollten die Mehrwerte der einzelnen Tools, beispielsweise von Office 365, vollkommen ausschöpfen und nicht nur so nutzen, dass die Grundbedürfnisse erfüllt werden. Am Beispiel von O365 wird deutlich: viele Unternehmen konzentrieren sich hauptsächlich auf Excel, Word und PowerPoint. Dabei gibt es hier viel mehr Potential, was häufig nicht genutzt wird.

Reifegradanalysen und Robotic-Process-Automatisierung

Um optimal langfristig planen zu können, empfiehlt Mario Kretzschmar Unternehmen zunächst eine Reifegradanalyse durchzuführen. Diese soll zeigen, wie weit ein Unternehmen in der Digitalisierung vorangeschritten ist und welche Weiterentwicklungsthemen es noch gibt. Ganz wichtig ist für ihn beim Thema New Work auch der Gedanke des digitalen Mindsets.

„Neben den Tools für eine virtuelle (Zusammen-)Arbeit ist ein digitales Mindset unerlässlich. Dafür müssen Unternehmen die Rahmenbedingungen schaffen. Dieses Mindset wird von Bereich zu Bereich unterschiedlich schnell präsent sein. In einer Marketing-Abteilung, die schon viel digital arbeitet, ist die Offenheit für neue Tools eher da als in der Produktion. Wichtig ist nur, dass die Erfahrungen, die in der Corona-Krise gemacht werden, auch zukünftig mitgenommen werden. Nur so kann New Work auch ‚normal‘ werden.“

Ein weiterer Schritt in Richtung New Normal ermöglicht Robotic-Process-Automation (kurz: RPA). Hierbei handelt es sich um digitale Arbeitsprozesse, die von Bots übernommen werden. So werden Mitarbeiter von langweiligen Routineaufgaben entlastet und haben mehr Kapazitäten für strategische und kreative Aufgaben, die ihn mehr fordern und seine Kompetenzen betonen. Denn New Work soll den Mitarbeiter auch befähigen, sich weiterzuentwickeln. Und das geht nicht durch monotone Routineaufgaben, die ihn langweilen.

Der Blick nach vorn: Welche Strategien sind jetzt notwendig, um New Work richtig umzusetzen?

Fakt ist: Ohne New Work wird es kein New Normal geben. Es gibt aber auch nicht DIE New Work Strategie gibt, die für jeden funktioniert, betont Ulf. Wenn man New Work in einem Unternehmen langfristig und erfolgreich umsetzen möchte, muss man dies auf vier Ebenen tun. Nur gemeinsam können sie zu Erfolg führen:

  1. Skill & Mindset,
  2. Devices & Tools,
  3. Digitale Prozesse und
  4. Zuverlässige Backend-Systeme für die Sicherheit.

Wo liegen die Grenzen von New Work?

Zum Schluss diskutieren die Experten darüber, was New Work nicht kann – wo es an seine Grenzen stößt. Für Erik Frömder kann virtuelles Arbeiten bereits vieles abdecken. Was es aber nicht abdecken kann, ist in seinen Augen die menschliche Komponente. Innerhalb seines Teams gibt es zwar bereits viele virtuelle Kaffeerunden oder After-Work-Veranstaltungen, aber ihm fehlt der unternehmensübergreifende Austausch mit Kollegen aus anderen Bereichen z.B. beim Kaffeetrinken in der Küche. Das kann man digital nicht ersetzen, weil man sich eben nicht zufällig „online über den Weg laufen kann“.

Für Jürgen Schirm gehört bei der Umsetzung von New Work auch die Bereitschaft, sich ins kalte Wasser zu stürzen dazu. „Learning by doing“ und am Ball-bleiben lautet für ihn ein großer Teil des Geheimnisses von einer erfolgreichen New Work Strategie. Für ihn wird die Arbeit der Zukunft eine Art „Mixed-Reality“ werden. Er und Pia sind der Meinung, dass in Zukunft sicher viel Remote-Arbeiten eingesetzt wird. Aber nur da, wo es auch sinnvoll ist. Auf der anderen Seite wird es auch zu viel mehr Wertschätzung im Büro kommen.

Pia ergänzt ebenfalls, dass ein Krankenhaus wohl niemals komplett digital ersetzt werden kann. Aber sie kann sich gut vorstellen, dass in Zukunft auch im Gesundheitswesen mehr digitalisiert wird. Zum Beispiel in Form von Videosprechstunden für Ärzte der Notaufnahme. So lässt sich im Voraus abklären, ob es für Patieten sinnvoll ist, in die Klinik zu kommen. Dafür gibt es bereits erste Ansätze.

Diese Meinung vertritt auch Pia Pflichthofer. Ebenfalls im Hinblick auf die Telemedizin:

Viele Fragen und Diskussionen während des Web-Seminars zeigen die Präsenz und Wichtigkeit des Themas. Denn wie Ulf bereits betont hat, wird es ohne New Work kaum möglich sein, in der neuen Realität Fuß zu fassen.

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