Vor zwei Jahren war unser 25. Firmenjubiläum und wurde dieses Jahr im Juni endlich nachträglich unter dem Motto „Jetzt erst echt!“ gefeiert. So ein großes Event für über 2.000 Gäste zu planen ist eine Herausforderung, insbesondere in diesen unsicheren Zeiten. Kathrin Horn ist Fachteamlead im Eventmarketing und Livia Czernohorsky organisiert als hauptverantwortliche Projektleiterin bspw. auch unser internes Barcamp-Format „Digital Life Camp“ (DLC). Gemeinsam haben sie schon mehrere Events geplant und berichten, wie die Planung abgelaufen ist und welchen Herausforderungen sie sich stellen mussten.


Beruflich kommend von der Hotellerie mit einem Doppel-Abschluss als Diplom Betriebswirtin (FH) und BA (Hons) in International Hospitality Management arbeitet Kathrin Horn seit über 10 Jahren im Marketing der T-Systems MMS. Aktuell verantwortet sie als Fachteamlead die übergreifenden Eventmarketing Maßnahmen und bringt ihre Erfahrung als Projektleiterin ein.

Foto Kathrin Horn

Foto Livia Czernohorsky

Als Diplomingenieurin für Medientechnik liegt Livia Czernohorsky am Herzen, digitale Anwendungen für Nutzer*innen so einfach und begeisternd wie möglich zu gestalten. In ihrer Rolle als People Experience Consultant arbeitet sie seit über 5 Jahren in der T-Systems MMS in unterschiedlichsten Kundenprojekten als Vordenkerin und Konzeptionistin für Software-Innovationen. Seit 2019 organisiert Livia Czernohorsky außerdem hauptverantwortlich Innovationsbarcamps und große Firmenevents – digital, hybrid und live. 


Wie plant man in unsicheren Zeiten?

Kathrin: Die Planung in unsicheren Zeit ist schwierig, war jedoch auch vor Corona nicht möglich, da immer etwas passieren kann: Referenten stehen im Stau oder die Technik funktioniert nicht. Wenn der Termin der Veranstaltung beeinflusst werden kann, wird er zu Jahreszeiten gelegt, wo mit Sicherheit draußen gefeiert werden kann. Wenn das nicht möglich ist, muss es ein Hygienekonzept geben und entsprechende Maßnahmen werden eingeplant. Zudem wird geschaut, ob eine Veranstaltung hybrid geplant werden kann, damit sie nicht komplett digital stattfindet.

Livia: Für die Location, Zulieferer oder das Catering haben wir die Stornogebühren im Blick behalten und regelmäßig besprochen, ob weiter geplant werden soll. Während der Planung ist viel Kommunikation wichtig sowie Transparenz und immer einen Plan B zu haben. Den Mitarbeitenden wurde auch geraten sich vor und nach der Geburtstagsfeier testen zu lassen und im Home-Office zu arbeiten.

Wie viel Vorbereitungszeit plant man für so ein großes Event?

Kathrin: Ein Dreivierteljahr bis ganzes Jahr. Zunächst wird ein Konzept benötigt, da es sehr mit der Location zusammenhängt und auch die restlichen Rahmenbedingungen müssen bedacht werden. Dazu gehören: Ziel der Veranstaltung, Teilnehmerzahl und Zielgruppe.

Livia: Für die Geburtstagsfeier hatten wir jedoch nicht so viel Vorbereitungszeit. Es war ungefähr ein halbes Jahr.

Was sind die Herausforderungen bei der Planung?

Kathrin: Bei großen Events ist es die Menschenmasse. Für die angereisten Personen wird eine Unterkunft benötigt und es muss eine passende Location gefunden werden, wo die Einhaltung des Hygienekonzepts möglich ist. Bei der Erstellung des Konzepts und Programms haben wir versucht jeden ein bisschen abzuholen, jedoch ist es schwierig den Geschmack von allen zu treffen.

Inwiefern unterscheidet sich das Konzept und die Umsetzung des DLC von der Geburtstagsfeier?

Livia: Die Konzepte unterscheiden sich komplett, da es sich um zwei verschiedene Formate handelt. Dementsprechend wurde auch unterschiedlich geplant. Beim DLC musste dieses Jahr der komplette Tag hybrid geplant werden sowie Pausen ausgestaltet werden. Durch ihre Sessions sind die Mitarbeitenden mehr in die Gestaltung des Tages involviert und konsumieren nicht nur. Für das DLC werden auch mehrere kleine Räume für die verschiedenen Vorträge und Workshops benötigt und ein großer zusätzlicher Raum für ein gemeinsamen Zusammenkommen am Anfang und am Ende.

Wie waren die Verfügbarkeiten der Dienstleister?

Livia: Nicht so gut. Es gab nicht viele Dienstleister, wodurch wir teilweise keine große Auswahl hatten. Einer hat sich auch nicht gemeldet und es gab eine Fehlleistung.

Kathrin: Im Vorfeld war bei der Zusammenarbeit bemerkbar, dass bei den Dienstleistern Unsicherheit herrscht.  Viele Feiern wurden nachgeholt und sie hatten mit Personalmangel sowie Coronaausfällen zu kämpfen.

Was war Plan B, falls es einen gab?

Livia: Die ganze Geburtstagsfeier war unser Plan B. Der 25. Geburtstag des Unternehmens war vor zwei Jahren und die damals geplante Feier konnte wegen Corona nicht stattfinden. Ursprünglich war geplant, dass wir in Leipzig feiern und die Mitarbeitenden ihre Familie mitnehmen können. Da Nachhaltigkeit ein wichtiger Aspekt für uns ist und die meisten Mitarbeitenden aus Dresden kommen, haben wir beschlossen dort zu feiern. Die Mitarbeitenden haben sich lange nicht gesehen und wollten untereinander sein, weswegen ohne die Familien gefeiert wurde.

Kathrin: Die Geburtstagsfeier fand im freien statt, aber es gab Ausweichmöglichkeiten bei schlechtem Wetter drinnen zu feiern. Jedoch stand die Technik für die Musik nur draußen zur Verfügung. Somit hätte die Geburtstagsfeier stattfinden können, jedoch nicht in der geplanten Gänze.

Warum habt ihr euch für die Location „Ostra Dome“ entschieden?

Livia: Die Location gehört der Eventagentur mit der wir zusammen arbeiten und wir haben uns wegen der guten Erreichbarkeit für sie entschieden. Weitere Gründe waren, dass die Location groß ist, viel aus ihr gemacht werden konnte und sowohl drinnen als auch draußen gefeiert werden kann.

Kathrin: Das Konzept der Geburtstagsfeier war „Festival“ und die Location passte perfekt zu diesem Konzept.

Was ist der Anreiz zu kommen und wie werden die anderen Standorte eingebunden?

Kathrin: Der größte Anreiz war es, dass die Mitarbeitenden einander wiedersehen wollten und da es der 25. Geburtstags war, wollten wir etwas Besonderes bieten. Wir haben kommuniziert, dass es einen geheimen Musik-Act geben wird, jedoch nicht, um wen es sich handelt. Dadurch wurde die Neugier geweckt. Die anderen Standorte wurden eingebunden, indem sie bei der Kommunikation immer mitberücksichtigt wurden und die Reise- und Hotellogistik als wichtig erachtet wurde.

Livia: Der Anreiz war intrinsisch. Die Mitarbeitenden wollten sich wiedersehen und gemeinsam feiern. Die Projektfelder und Business Units haben einen Anreiz geschaffen, indem sie sich einen Tag vor der Geburtstagsfeier getroffen und ein Offsite veranstaltet haben. Die Geschäftsführung hat alle Mitarbeitenden aufgerufen zu kommen und es wurde kommuniziert, was sie auf der Feier erwarten wird.

Warum lohnt sich die Investition und wie wichtig sind solche Corporate Events?

Kathrin: Der Invest lohnt sich, weil die Corporate Identity gestärkt und geschärft wird. Corporate Events sind unverzichtbar und sehr wichtig für die Employee Experience. Sie tragen dazu bei, dass man auf sein Unternehmen stolz ist und gerne dort arbeitet. Für die Mitarbeiterbindung und das Gemeinschaftsgefüge sind sie ebenfalls wichtig.

Livia: Viele Mitarbeitende waren zur Jubiläumsparty das erste Mal auf einer Feier des Unternehmens und der Invest lohnt sich, weil das Gefühl von Zugehörigkeit und Verbundenheit gefördert wird. Durch solche Events bekommt man die Möglichkeit seine Kollegen auch mal privat kennen zu lernen.  Man lernt auch die Firma besser kennen und erfährt von Leistungen, die andere Abteilungen anbieten. Durch das interne Netzwerken wird Know-how Transfer für potenzielles Cross-Selling vorangetrieben. Das DLC mit seinem Barcamp-Charakter bietet dabei vor allem die Möglichkeit mit dem eigenen Thema sichtbar zu werden. Wenn man ein interessantes Thema vorstellt, bleibt man den Personen in Erinnerung. Außerdem lernt man die Vielfältigkeit der Themen in der Firma kennen. Solche Events zeigen aber vor allem auch die Wertschätzung für die Mitarbeitenden und ihre Arbeit.

Wie wird die Kultur und Identität erlebbar auf so einem Fest?

Kathrin: Durch viele Kleinigkeiten. Es gab verschiedene Gadgets und überall wurde das Branding gezeigt. Dadurch wird die Identität widergespiegelt und viele Mitarbeitende waren am Programm beteiligt. Livia und ich haben moderiert und unsere Band T-Rock hat gespielt.  Dadurch, dass die Feier in Dresden stattfand, wurde die Regionalität und das Miteinander gefördert. Alle sind sich auf Augenhöhe begegnet und das macht die MMS-Kultur aus.

Livia: Die Kleinigkeiten tragen viel dazu bei. Wir haben auch Dankesvideos der Kunden und Archivvideos des Unternehmens gezeigt. Dadurch haben wir auf bewährtes zurückgegriffen und gezeigt, was die MMS ausmacht.

Was hat das für einen Einfluss auf die Ausgestaltung des Programms oder der Location?

Kathrin: Beides muss bei der Erstellung des Konzepts berücksichtigt werden. Bei der Vorbereitung muss geschaut werden, was das Ziel der Veranstaltung ist, wer die Zielgruppe ist und wie sie begeistert werden kann. Das hat alles Einfluss auf die Ausgestaltung.

Livia: Beim Programm haben wir geplant, dass es sich immer weiter steigert und bei der Location viel Raum zum Netzwerken gegeben und Rückzugsmöglichkeiten geboten.

Hattet ihr Angst, dass die Party ins Wasser fällt, als es plötzlich stark geregnet hat?

Kathrin: Wir wussten, dass es eine Weile schütten wird und der Regen danach aufhören sollte. Darauf habe ich mich verlassen und mir keine Sorgen gemacht. Es war aber schade, dass es am Anfang des Bühnenprogramms geregnet hat.

Livia: Ich habe mir keine Sorgen gemacht. In Dresden regnet es kaum und wenn doch, ist der Regen schnell weg. Zu den Hauptprogrammpunkten war der Regen weg und die Temperatur ist danach runtergekühlt, was sehr angenehm war.  

Man lernt nie aus: Was lief nicht so gut und wird zukünftig besser?

Kathrin: Bei der Feier war alles gut so wie es ist und es hätte nicht viel besser gemacht werden können. Im Projektteam hätten bei der Organisation paar Dinge besser laufen können und wir hätten mehr externe Unterstützung gebraucht. Mit der Erfahrung lernt man aus den Fehlern.

Livia: Es wird immer etwas schief gehen und hätte besser gemacht werden können. Was schiefgelaufen ist, haben die Gäste nicht mitbekommen. Ich persönlich würde das nächste Mal versuchen alles auszuprobieren, da ich wieder nicht dazu gekommen bin und mir die Nummern der Dienstleister rausschreiben, um sie nicht in meinen Mails suchen zu müssen.

Für das DLC wünsche ich mir, dass insbesondere neue Mitarbeitende das Format kennenlernen und vielleicht auch von ihrer Führungskraft animiert werden, sich aktiv am DLC zu beteiligen und eine Session einzureichen. 2019 wurden beispielsweise alle, die eine Session gehalten haben, auf die Bühne geholt, was ein unglaubliches Gefühl war.

Was war euer persönliches Highlight?

Kathrin: Mein persönliches Highlight war die Moderation. Mir hat es viel Spaß gemacht, was ich nicht erwartet hätte. Ich habe noch nie moderiert und war kurz davor noch nervös. Als ich auf der Bühne war, hat sich die Nervosität gelegt und ich habe mich gefreut, vor der Menschenmenge zu sprechen.

Livia: Auch wenn es kitschig klingt, war mein persönliches Highlight ein Selfie mit dem geheimen Musik-Akt. Es war schön, dass auf der Geburtstagsfeier alles funktioniert hat und es sonst einen Plan B gab.

Beim DLC war es die Karaokebar, die von den Mitarbeitenden sehr gut angenommen wurde. Das war etwas ganz Neues, aber ich muss zugeben, dass ich nicht mitgesungen habe. Beim nächsten Mal werde ich es wahrscheinlich machen. Ich habe auch endlich mal wieder meine Session zum Thema „Alphaweibchen lernt Männersprache“ gehalten.  

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