In Zeiten von Homeoffice, digitalen Arbeitsplätzen und New Work suchen immer mehr Unternehmen nach einer zeitgemäßen Alternative für Ihre analoge Telefonanlage. Hier kommen oft moderne Cloud-Lösungen, wie etwa Microsoft Teams, ins Spiel, die jedoch verschiedene Fragen aufwerfen: Welche Voraussetzungen sind für die Nutzung einer Cloud-Telefonanlage notwendig? Wie kann ich Cloud-Telefonie schrittweise und ohne Risiko einführen? Was mache ich mit meinen analogen Endgeräten? Einen effizienten und sicheren Übergang bietet hier Hybrid-Telefonie. Mittels intelligenter Plattformlösung erreichen Sie eine optimale Verbindung zwischen Ihrer bestehenden Infrastruktur und moderner Cloud-Telefonie.

„Eine aktuelle Statista-Studie (Januar 2022) zeigt, dass Mitarbeiter*innen auch nach der Pandemie die Möglichkeit zum Homeoffice wünschen. Der mobile Arbeitsplatz muss also passen – auch im Hinblick auf die Telefonie.“


Ronny Franke, Head of Specialized Sales for Microsoft Solutions T-Systems MMS

Was ist Hybrid-Telefonie?

Unter Hybrid-Telefonie versteht man den Übergang von einer analogen Telefonanlage hin zu einer Cloud-Lösung bzw. Voice over IP (kurz VoIP) Anlage. Warum ist eine Hybrid-Telefonanlage sinnvoll? Sie ermöglicht einen sanften und risikominimierten Umstieg hin zur Cloud-Telefonie und ermöglicht eine weitere Nutzung bestehender, analoger Geräte (z.B. Fax oder Türsprechanlage).

Wer braucht hybride Telefonlösungen?

Hybrid-Telefonie macht im Grunde für alle Unternehmen Sinn, die „sanft“ auf Cloud-Telefonie umstellen möchten – das heißt in einem gestaffelten Übergang und ohne „Big Bang“ (also einer ad-hoc-Umstellung). Vor allem für Unternehmen, deren Mitarbeiter*innen räumlich getrennt sind , beispielsweise durch die verstärkte Nutzung von Homeoffice oder verschiedenen Niederlassungen, ist ein agiler, digitaler Arbeitsplatz mit entsprechender Telekommunikations-Möglichkeit unabdingbar. Ebenso für Mitarbeitende, die im Support bzw. Kundenservice tätig sind. Nur so können effiziente und produktive Arbeitsprozesse gewährleistet werden.

Welche Vorteile bringt Cloud-Telefonie über Microsoft Teams?

Microsoft (kurz MS) Teams ist zentraler Ort für Kommunikation und Kollaboration zwischen Mitarbeiter*innen, unabhängig von deren Standort. MS Teams-Telefonie via Cloud bringt Vielzahl an Vorteilen für Angestellte einer Organisation, das Unternehmen selbst sowie im Hinblick auf die Technologie.

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Cloud-Telefonie mit MS Teams: Die Vorteile im Überblick:

Mitarbeiter*innen:

  • Eine Rufnummer für alles
  • Jederzeit und überall erreichbar
  • Einfacher Wechsel des Telefonats in einen Videochat oder eine Konferenz
  • Nutzung unterschiedlichster Endgeräte möglich–PC, Laptop, Tablet, Smartphone & Hardphone

Organisation:

  • Moderner Kommunikation und Kollaboration an einem Ort
  • Einfache Zusammenarbeit intern und extern
  • Zentrale Administration der Dienste

Technologie:

  • Skalierbarkeit von einer bis zu zehntausenden Sitzungen
    • Sichere SIP-Trunks (Anschluss auf Basis einer Datenleitung) und Standort-basiertes Routing in Echtzeit
    • Integration Ihrer vorhandenen Telekommunikations (TK)-Infrastruktur ist möglich
    • Potenzial für Harmonisierung und damit Reduktion von Komplexität

Cloud-Telefonie einführen: Wie ebnet Hybrid-Telefonie den Übergang?

Um Cloud-Telefonie über MS Teams nutzen zu können, muss ein öffentliches Telefonnetz integriert werden. Dafür gibt es verschiedene Wege bzw. Modelle, beispielsweise:

  • Calling Plans von MS
  • Operator Connect
  • Direct Routing

Der Fokus dieses Beitrages liegt auf dem Direct Routing, das als hybride Lösung verschiedene Vorteile bringt: zum einen können ein bestehender Telefonanschluss und Rufnummern weiterverwendet werden. Zum anderen ermöglicht das Verfahren eine schrittweise (bezogen z.B. auf einzelne Abteilungen oder Standorte…) Migration einzelner Teilnehmer*innen und Nutzergruppen. Nicht zuletzt punktet Direct Routing durch eine Interoperabilität mit bestehenden TK-Systemen, wie beispielsweise einem.

So funktioniert Direct Routing

Benötigt wird eine Drehscheibe, die die Integration des Telefonnetzes in MS Teams vornimmt. Bei dieser Drehscheibe handelt es sich um einen zertifizierten Session Border Controller (kurz SBC), also einen Controller zur sicheren Kopplung von verschiedenen Netzen. Dieser SBC nimmt das Routing zwischen einzelnen Komponenten vor.

EVA als Hybrid-Plattform für Direct Routing

Eine spezielle Lösung für den Weg des Direct Routing ist unsere Plattform „EVA“ (Elastic Voice Appliance). EVA kann als Drehscheibe für Hybrid-Telefonie genutzt werden und ist speziell für die Verbindung analoger Telefon-Anlagen und der Cloud-Lösung MS Teams geeignet. Dank Cluster-System bestehen Verbindungs-/ Anbindungsmöglichkeiten verschiedener Systeme sowie eine Anbindung zur Kunden-Infrastruktur und zur MS Teams Cloud. EVA funktioniert auch international, dank zentraler SBC-Verwaltung sowie zentraler Management-Konsole in der Cloud ist die Nutzung der Plattform als weltweite Lösungen möglich.

Die Vorteile von EVA:

  • Flexible Voice-Lösung durch skalierbare SBC-Ressourcen
  • Zertifizierte SBC-Lösung für die Anbindung von Microsoft Teams
  • Sicherer Zugriff & Kompatibilität mit VoIP-Infrastrukturen
  • Nutzung bestehender PSTN (Public Switched Telephone Network) Voice Carrier & Rufnummern
  • Weltweit verfügbar

EVA im Vergleich mit anderen Integrations-Modellen 

EVA bringt gegenüber anderen Integrations-Modellen, wie MS Calling Plans, verschiedene Vorzüge mit sich. Neben einer zentralen Anbindungsmöglichkeit von Endgeräten über einen analogen Adapter, ist vor allem die inkrementelle Einführung hervorzuheben, die einen saften Übergang mit Pilot-User*innen beinhaltet und mit EVA der IT einen zentralen Kommunikationsansatz bietet. Wenn Sie also von einem sanften Übergang zur Cloud-Telefonie sowie von einer weltweiten Nutzbarkeit profitieren möchten, ist Elastic Voice Appliance die geeignete Wahl.

Weiterer Vorteil von EVA: Contact Center für Microsoft Teams mit Aircall Add-on

Wenn Sie EVA für Ihre Hybrid-Telefonie und den Übergang zur Cloud nutzen, steht Ihnen dank dem Aircall Add-on ein Contact-Center als Cloud-Telefonie-Lösung für bis zu 200 Agent*innen zur Verfügung. Mit einer garantierten Verfügbarkeit ist diese Lösung besonders zuverlässig und zudem integrierbar in 100 verschiedene CRM-Systeme sowie Helpdesk- und Business Tools (Anzeige Kundenakte, Click-to-Dial, Anrufdaten, Reporting). Die Out-of-the-Box Einrichtung ist unkompliziert und die Lösung überzeugt durch ihre einfache Handhabung.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um EVA einzuführen?

Um EVA in einem Unternehmen einzuführen, ist zunächst eine vollständige Analyse zum Status Quo nötig: welcher Anschluss liegt vor, welche Geräte und Rufnummern sind an diesen Anschluss gekoppelt? Ebenso muss ein Cloud-SBC bereitgestellt und entsprechend konfiguriert sowie MS Teams installiert sein.

Es ist unabdingbar, dass der erste Kreis von Nutzer*innen mit den Client-Funktionalitäten vertraut ist. Außerdem sollte ein konkreter Migrations- und Betriebsplan vorliegen, bezogen auf die eigenen Ansprüche.

Checkliste:

  • MS Teams konfiguriert
  • Pilot-User*innen kennen sich mit Client-Funktionalitäten aus
  • Migrations- und Betriebsplan liegt vor

Wie wird EVA eingeführt und in die bestehende Systemlandschaft integriert?

Nach der Vorbereitungsphase mit Konfiguration des SBC und MS Teams sind im Onboarding verschiedene Tests nötig, u.a.:

  • Erreichbarkeit & Funktionalität
  • Test der Anschlüsse

Danach werden einzelne Standorte und Kommunikationsdienste angeschaltet sowie ein betriebliches Setup und verschiedene Tests durchgeführt. Erst dann erfolgt der Übergang zum eigentlichen Betrieb. Nach der Integration von EVA können weitere Kommunikationsprozesse analysiert und evaluiert werden, um weitere Optimierungspotenziale in der Kommunikationsinfrastruktur zu erheben und Änderungsmaßnahmen ableiten zu können. 


„SBC as a Service“ zur Integration Ihrer TK-Landschaft in MS Teams für eine einheitliche Kommunikations- und Kollaborationslösung:


Fazit: Hybrid-Telefonie mit EVA & schrittweise Umstellung zur Cloud bringt hohen Nutzen

Da Mitarbeiter*innen sich auch nach der Pandemie die Möglichkeit wünschen, von zuhause zu arbeiten, müssen die Bedingungen dafür stimmen, auch und vor allem im Bereich Telekommunikation. Hybrid-Telefonie mit MS-Teams als sanfter Übergang zur Rundum-Cloud-Lösung eignet sich hervorragend für ein stimmiges New Work Modell. Zudem ergeben sich weitere nachhaltige Vorteile aus der Nutzung von EVA, dargestellt an folgendem Business Case:

Nach etwa zwei Jahren Nutzung lassen sich nach der Konsolidierung der eigenen TK-Landschaft bis zu 30% Kosten einsparen. Zudem erreicht eine erhöhte Ergonomie an mehreren Orten (ob zuhause, im Büro oder im Mobile Working) eine gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter*innen, daneben spart die Möglichkeit von Homeoffice den Angestellten nicht nur Zeit, sondern auch CO2 durch das Wegfallen des Arbeitsweges.

Starten Sie in eine neue Dimension des agilen und digitalen Arbeitens mit Cloud-Telefonie: dank unserer Hybrid-Lösung EVA besonders sicher und flexibel.

Nach etwa zwei Jahren Nutzung lassen sich nach der Konsolidierung der eigenen TK-Landschaft bis zu 30% Kosten einsparen. Zudem erreicht eine erhöhte Ergonomie an mehreren Orten (ob zuhause, im Büro oder im Mobile Working) eine gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter*innen, daneben spart die Möglichkeit von Homeoffice den Angestellten nicht nur Zeit, sondern auch CO2 durch das Wegfallen des Arbeitsweges.

Starten Sie in eine neue Dimension des agilen und digitalen Arbeitens mit Cloud-Telefonie: dank unserer Hybrid-Lösung EVA besonders sicher und flexibel.