Die Ablage und das Management von Dokumenten nehmen einen immer größeren Raum in der Arbeit von Unternehmen ein – im wahrsten Sinne des Wortes. Durch die Vielschichtigkeit und immer rasanter steigenden Mengen an Informationen wird auch das Management von Dokumenten immer komplexer. Mithilfe digitaler Tools wie dem ImageMaster kann diese Herausforderung jedoch bewältigt werden.

„Wer die Digitalisierung ernst nehmen möchte, der muss sich über die Potentiale und die Basis in seinem Dokumenten- und Daten-Ökosystem Gedanken machen“, sagt Ralf Wieland, Head of Sales & Services New Work bei der T-Systems. Die T-Systems und ihre Content-Service Suite ImageMaster unterstützen Unternehmen bei dieser Aufgabe. Die Betreuung der Kunden bei diesem wichtigen Schritt ist jedoch auch mit einigen Herausforderungen verbunden.

Für die erfolgreiche Digitalisierung des Dokumentenmanagements müssen mehrere Abteilungen in einem Unternehmen involviert werden. Diese verschiedenen Abteilungen haben jedoch auch alle ihre ganz eigenen Erwartungshaltungen an die Umsetzung. Während die Unternehmensleitung besonders daran interessiert ist, die Flexibilität der IT-Systeme kosteneffizient umzusetzen, ist es der Security-Abteilung eines Unternehmens wichtig, dass der Datenschutz gewährleistet wird. Für die Personalabteilung steht die Zentralisierung der Mitarbeiterservices im Fokus, während es der IT wichtig ist, dass agile und nachhaltige Services geliefert werden. All diese Faktoren und unterschiedlichen Blickwinkel gilt es bei der Digitalisierung des Dokumentenmanagements zu beachten, damit die Lösung am Ende auch wirklich allen Mitarbeitern hilft. Das steht für die Experten der T-Systems nämlich im Vordergrund.

„Im Mittelpunkt steht der Anwender, der mit seinen gewohnten Programmen arbeiten möchte. Unsere Aufgabe ist es, die Nutzer dabei zu unterstützen, mit ihren gewohnten Werkzeugen und Systemen zu arbeiten, diese Informationen aber trotzdem zentral im Unternehmen zu verwalten.“

Ralf Wieland, Head of Sales & Services New Work, T-Systems

Dabei soll es egal sein, aus welchem Fachbereich ein Nutzer kommt. Gefordert ist also eine Lösung, die allen Mitarbeitern den bestmöglichen Arbeitskomfort bietet. Diese kann durch eine Postbox im Dokumentenbereich, elektronische Signaturen und elektronische Aufbewahrung der Dokumente erfolgen. Diese Punkte werden mittels Content Cooperation zusammengeführt und erlebbar gemacht.

Die Mehrwerte des ImageMasters


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Der von der T-Systems entwickelte ImageMaster kann mit einigen Vorteilen punkten. Er baut auf etablierte IT- und Applikations-Standards auf und im Mittelpunkt der Konfiguration steht ein rolloutfreier Webclient, in dem nahezu alles integriert werden kann. Darüber hinaus reagiert er auf die vielschichtigen Anforderungen mit der Möglichkeit eines produktunabhängigen Produkt-Codes, mit dem es leichter fällt, nachgelagerte Prozesse anzustoßen. Auch die Skalierbarkeit ist ein großer Vorteil, lässt sich diese doch auf unterschiedliche Unternehmensgrößen anpassen. Außerdem ist Skalierbarkeit im Hinblick auf die User, aber auch auf das Volumen von Dokumenten und die Integration von Systemen wichtig. „Jeder hat schon mal mit ImageMaster gearbeitet“, erklärt Ralf Wieland. „Wer ein Paket von DHL bekommt und auf dem Handheld-Gerät unterschreibt, der begegnet bereits dem Imagemaster. Dieses Hochleistungs- bzw. Hochvolumenarchiv kann bis zu 20 Millionen Dokumente pro Tag archivieren.“ Dahinter muss allerdings auch eine Technik stehen, die das möglich macht und darüber hinaus garantierte Antwortzeiten gewährleistet. Auch Integration, Sicherheit und die Multiplattformfähigkeit sind Vorteile des ImageMasters. „Wir kommen nie auf die grüne Wiese. Wir beraten stets Unternehmen, die bereits Produkte haben, auf die wir aufbauen müssen“, so Wieland.

Schafft ein Unternehmen es, die aufbewahrungswürdigen Dokumente in diesem Content Service abzulegen, kann man aus den Daten einen Mehrwert generieren. Der zukünftige Einsatz des ImageMasters kann heutige Datensilos überwinden und Prozesse personalisiert zur Verfügung stellen.


Weitere Informationen zu:
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